El rol de secretaría y administración es el corazón operativo del instituto de Formación
Profesional. Esta persona es responsable de asegurar que el flujo diario de información,
documentación y procesos administrativos se gestione de manera eficiente y precisa.
Actuando como el principal punto de contacto para estudiantes, profesorado y personal, este
puesto es fundamental para mantener el orden y la coherencia en la institución. Se requiere
una persona proactiva y organizada que no solo se encargue de las tareas rutinarias, sino que
también contribuya a la mejora de los sistemas y procesos administrativos. En esencia, la
persona en este puesto ayuda a que el instituto funcione sin problemas, permitiendo que el
personal docente se concentre en la enseñanza y que el alumnado tenga una experiencia
académica positiva.
Responsabilidades:
* Gestión de la documentación del alumnado: Encargarse del registro, matriculación,
expedientes académicos, certificaciones y cualquier otro documento relevante para el
ciclo de vida del alumnado en el centro.
* Atención y comunicación: Actuar como primer punto de contacto, tanto en persona
como por teléfono o correo electrónico, para resolver dudas y proporcionar
información a estudiantes, padres, madres, tutores, personal docente y público en
general.
* Gestión de la información: Mantener y actualizar bases de datos, sistemas de gestión
de expedientes y archivos (tanto físicos como digitales) con precisión y
confidencialidad.
* Soporte al personal docente y directivo: Asistir en la preparación de informes, actas
de reuniones, presentaciones y otros documentos que requiera la dirección o el
equipo docente.
* Administración financiera básica: Colaborar en la gestión de facturas, recibos y otros
procesos económicos sencillos, como la tramitación de becas o ayudas para el
alumnado.
* Coordinación de eventos y logística: Apoyar en la organización de eventos
institucionales, reuniones, tutorías y jornadas de puertas abiertas, asegurando que
todos los aspectos logísticos estén cubiertos.
* Gestión de materiales: Solicitar, recibir y distribuir material de oficina y otros
suministros esenciales para el funcionamiento diario del centro.
* Aseguramiento de la confidencialidad: Manipular información sensible con el máximo
rigor, respetando la privacidad de estudiantes y personal conforme a la normativa de
protección de datos.
Requisitos
* Habilidades de organización y multitarea: La capacidad de gestionar múltiples tareas
simultáneamente y priorizar eficientemente es crucial, dado el ritmo acelerado del
entorno.
* Excelentes dotes de comunicación: Se requiere una comunicación clara, empática y
profesional, tanto oral como escrita, para interactuar con una amplia gama de
personas.
* Proactividad y resolución de problemas: Una actitud proactiva para anticipar
necesidades y solucionar inconvenientes de forma autónoma es muy valorada.
* Dominio de herramientas informáticas: Se espera un manejo avanzado de software
de oficina (Word, Excel, PowerPoint) y familiaridad con sistemas de gestión académica
o bases de datos.
* Discreción y profesionalidad: La confidencialidad es la clave en este puesto, ya que se
maneja información sensible de estudiantes y personal.
* Orientación al servicio: La disposición para ayudar y proporcionar un excelente
servicio es fundamental para crear un ambiente positivo.
* Formación: Título de Grado Superior en Administración o un campo relacionado.
* Experiencia: Se valorará positivamente la experiencia previa en roles de
administración, secretaría o atención al público, preferiblemente en el sector
educativo.