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Buscamos un profesional proactivo y organizado para el soporte operativo a nuestra red de tiendas. En este puesto, gestionarás el personal de apoyo, coordinarás incidencias operativas y asegurarás una comunicación eficiente entre áreas, todo en un entorno dinámico y de mejora continua.
Si tienes experiencia en gestión administrativa y buscas un desafío donde puedas crecer y contribuir, ¡este puesto es para ti!
¿Te atreves a dar el siguiente paso en tu carrera con nosotros?
1. Misión / Objetivo del Puesto
El objetivo principal de este puesto es garantizar el soporte centralizado a la red de tiendas mediante:
* Gestión ágil y trazable del personal de apoyo solicitado a través del portal de incidencias de personal.
* Seguimiento y control de incidencias operativas en tienda (mantenimiento, selección, control de presencia).
* Gestión, unificación y ordenación de las comunicaciones de las distintas áreas para su envío claro y coordinado a las tiendas.
El objetivo final es asegurar la continuidad operativa, tiempos de respuesta adecuados y una comunicación eficiente y sin duplicidades ni sobrecarga para las tiendas.
2. Funciones y Responsabilidades Principales
2.1 Gestión de Personal de Apoyo a Tienda (Portal de Incidencias de Personal)
* Recepción de solicitudes : Recepcionar las solicitudes de cobertura de tienda a través del portal de incidencias de personal.
* Registro y clasificación : Registrar, clasificar y priorizar las solicitudes según:
o Urgencia
o Tipología/puesto requerido
o Tienda afectada
o Ventana de cobertura
* Asignación de personal : Asignar el personal de apoyo correspondiente siguiendo los protocolos definidos.
* Seguimiento : Realizar un seguimiento del proceso hasta su cierre, garantizando la trazabilidad documental.
* Detección de necesidades : Identificar demandas recurrentes y elevar necesidades estructurales de plantilla o cobertura.
2.2 Gestión y Seguimiento de Incidencias Operativas
* Análisis de incidencias : Analizar la situación de incidencias e intervenir en caso de incumplimiento del nivel de servicio pactado relacionado con:
o Mantenimiento (plazos de reparación, proveedores, cierres documentales).
o Selección (tiempos de respuesta).
o Control de presencia/absentismo (incidencias de fichaje, ausencias, regularizaciones).
* Verificación de tiempos : Verificar el cumplimiento de tiempos y niveles de servicio y activar recordatorios o escalados ante retrasos.
* Coordinación : Coordinar con las áreas responsables (mantenimiento, selección, RRHH, tiendas) para desbloquear incidencias.
* Actualización de herramientas : Mantener actualizadas las herramientas de seguimiento.
* Elaboración de reportes : Elaborar reportes periódicos de estado, tiempos de resolución y recurrencias.
2.3 Unificación y Coordinación de Comunicaciones a Tienda
* Recopilación de comunicaciones : Recopilar las comunicaciones operativas de las distintas áreas del Grupo/enseñas.
* Filtrado y ordenación : Filtrar, ordenar y consolidar la información, evitando duplicidades, incoherencias y sobrecarga informativa.
* Preparación y distribución : Preparar y distribuir una comunicación unificada y organizada con:
o Acciones priorizadas.
o Instrucciones claras.
o Responsables y plazos definidos.
* Recogida de feedback : Recoger feedback de las tiendas y supervisión sobre la claridad, carga y ejecución de las comunicaciones.
* Diseño del lenguaje de comunicación : Diseñar el lenguaje de comunicación efectiva y entendible para las tiendas.
2.4 Soporte Administrativo y Mejora Continua
* Mantenimiento de bases de datos : Mantener actualizadas las bases de datos de protocolos de tienda.
* Archivo y evidencias : Garantizar el archivo y la evidencia de cierres (partes, fichas, actas, confirmaciones).
* Detección de cuellos de botella : Detectar cuellos de botella y proponer mejoras en los procesos entre áreas y tiendas.
* Apoyo en auditorías : Apoyar en auditorías internas o externas vinculadas a cobertura, presencia o mantenimiento.
3. Requisitos del Puesto
Formación
* FP Grado Medio/Superior en Administración, RRHH, Gestión, Logística o similar.
Experiencia
* 1–3 años en puestos administrativos de soporte operativo multisede.
* Se valorará experiencia en el sector retail/supermercados y coordinación con tiendas.
Conocimientos Técnicos
* Manejo avanzado de Excel y herramientas informáticas.
* Se valorará experiencia en:
o Portales de incidencias de personal.
o CMMS/Helpdesk/ERP.
o Herramientas de control horario.
o Plataformas de comunicación/tareas (como SafetyCulture u otras).
* Capacidad para trabajar con datos operativos y hacer seguimiento por tiempos.
4. Competencias Clave
* Polivalencia y visión global de operación .
* Organización y priorización (capacidad para gestionar alto volumen de trabajo y urgencias).
* Orientación al cliente interno (tiendas, supervisión y áreas).
* Rigor documental y trazabilidad en los procesos.
* Proactividad y seguimiento constante hasta el cierre de tareas.
* Comunicación clara y operativa con múltiples interlocutores.
* Gestión del estrés y flexibilidad ante cambios diarios.
* Trabajo transversal con equipos sin jerarquía directa.