¿Te apasiona la gestión de la formación y buscas un entorno ágil donde desarrollarte?
En Grupo Hedima, consultora especializada en formación para grandes organizaciones, estamos buscando un/a auxiliar administrativo/a de Formación para incorporarse a nuestro equipo en Barcelona.
Si te gusta coordinar documentación, trabajar con plataformas formativas y dar soporte a equipos de formación, ¡queremos conocerte!
¿Cuál será tu misión?
Dar soporte integral a la gestión administrativa de acciones formativas presenciales, mixtas y online, garantizando una ejecución organizada, eficiente y orientada al cliente.
Responsabilidades principales:
1. Gestión documental de acciones formativas (presencial, mixta y online)
- Preparación, envío y revisión de toda la documentación necesaria: documentación de alumnos y formadores, controles de asistencia, carteles de aula, recibís, calendarios, fichas de inscripción, exámenes, cuestionarios, guías didácticas y diplomas.
- Solicitud de reprografía
- Subida a plataforma de alumnos en cursos presenciales y online, así como la carga anticipada en acciones homologadas.
2. Gestión y seguimiento en plataformas (CRM PROPIO, LMS y FUNDAE)
- Introducción y actualización de datos de alumnos en los plazos establecidos.
- Finalización de alumnos y grupos en CRM, certificaciones y cierre de cursos online.
- Subida de ficheros XML a FUNDAE y actualización de informes de participantes.
- Revisión y cierre de cursos en todas las plataformas correspondientes.
3. Coordinación con formadores y equipos internos
- Atención a solicitudes de gestores y técnicos (informes, incidencias, diplomas, modificaciones).
- Reclamación, recepción y registro diario de documentación enviada por formadores y mensajería.
- Gestión ocasional del buzón de diplomas.
4. Elaboración de diplomas y documentación especial
- Emisión de diplomas, certificados definitivos y certificados grupales.
- Elaboración de diplomas y fichas específicas y control de asistencia asociado.
5. Archivo, digitalización y facturación
- Escaneo, archivo físico y digital, organización de carpetas y envío a archivo definitivo.
- Recepción de facturas de proveedores, registro en Redmine y archivo.
¿Qué ofrecemos?
Proyecto estable.
Jornada completa con horario flexible. Viernes y verano jornada intensiva.
Teletrabajo 2/3 días a la semana.