Estamos buscando un administrativo de primera con enfoque administrativo técnico-comercial para asumir y profesionalizar tareas administrativas, compras, control de partes y soporte a la facturación, reduciendo carga de trabajo de la gerencia. El puesto tendrá un plan de incorporación progresivo, con el objetivo de digitalizar y sistematizar el trabajo diario (partes, materiales, stock y documentación) y ganar control y trazabilidad por obra o proyecto. La empresa es de Lazkao.
Realizará las siguientes funciones
- Gestión diaria de correos y llamadas: clasificación, respuesta, derivación, archivo y control de pendientes.
- Atención a clientes y proveedores (teléfono, email y presencial): registro de necesidades, aclaraciones, seguimiento y coordinación de fechas y entregas.
- Recogida diaria de partes de trabajo (taller y montajes) y digitalización en Excel o aplicación; revisión de campos obligatorios y resolución de incidencias.
- Registro y seguimiento de horas por empleado y por obra o proyecto; elaboración de reportes diarios y semanales para gerencia.
- Revisión de stock en taller y almacén (mínimos) y detección de necesidades; preparación de reposiciones y pedidos internos.
- Gestión de compras: solicitud de precios, comparativos básicos, pedidos, seguimiento de entregas y control pedido-albarán-factura.
- Recepción administrativa de material: control de albaranes, incidencias, trazabilidad y archivo documental.
- Facturación de trabajos realizados: recopilación y comprobación de albaranes y partes y emisión de facturas; apoyo al seguimiento de cobros.
- Contabilidad auxiliar y bancos: registro de facturas de proveedores y clientes, extracción de bancos online y coordinación con la asesoría.
- Soporte a preparación de presupuestos: recopilación de datos (materiales, plazos y tiempos estimados) y preparación de documentación para gerencia.
- Apoyo en visitas a obra: toma de medidas, fotos y croquis; registro de necesidades del cliente y traslado ordenado a gerencia o en aplicación para diseño, despiece y presupuesto.
- Preparación de listados preliminares de materiales y perfiles (vigas, tubos, pletinas, chapas) y verificación de tipología (galvanizado o no), espesores y longitudes a partir de visita y o planos.
- Soporte a implantación y mejora del sistema interno: alimentación de base de datos (materiales, precios, empleados), apoyo a formación de usuarios y gestión de permisos según rol.
- Gestión de documentación técnica y de cumplimiento (marcado CE, CAE y PRL si aplica) y documentación de proyectos de innovación y o subvencionados.
- Otras tareas que gerencia articule en el día a día de la gestión para liberar carga operativa.
Requisitos mínimos
Administrativo/a con perfil mixto para empresa industrial: gestión de facturación y documentación asociada (facturas, albaranes y archivo), compras (pedidos, seguimiento, incidencias y comparativas) e inventario básico (entradas/salidas y control de stock). Apoyo en administración de producción: lanzamiento y seguimiento de OF, introducción diaria de partes y consumos.
Atención al cliente y soporte administrativo a comerciales (teléfono/email) y gestión de correos: clasificar, responder, derivar, archivar y controlar pendientes. Coordinación con asesoría laboral y contable para preparar documentación y dar seguimiento a incidencias.
Se requiere Excel nivel medio-alto y manejo de herramientas Microsoft; se valorará experiencia o capacidad de aprendizaje en ERP. Imprescindibles orden, rigor, comunicación objetiva, proactividad y confidencialidad, además de criterio para priorizar tareas en un entorno con interrupciones y compromiso con la mejora continua.
Valorable componente técnico básico: moverse por taller/almacén, recoger información, tomar medidas (cinta y láser), realizar croquis sencillos, interpretar planos/despieces y familiaridad (o aprendizaje veloz) con perfiles y materiales metálicos (vigas, tubos, pletinas, chapas, acabados galvanizado/no).