Tu rol consistirá en gestionar y brindar apoyo para asegurar el funcionamiento eficiente de la oficina. Este puesto requiere excelentes habilidades organizativas, atención al detalle y la capacidad de realizar múltiples tareas en un entorno dinámico. La persona se encargará de una variedad de funciones administrativas como gestionar la comunicación, la agenda, el archivo y apoyar las necesidades de diferentes departamentos.
Un conocimiento general amplio sobre la administración de oficina es fundamental para este puesto.
Responsabilidades Clave
Soporte general de oficina: Gestionar las funciones administrativas diarias, incluyendo atención de llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia, manteniendo el espacio de trabajo e información organizada y accesible. Coordinar con el servicio de limpieza y supervisar el mantenimiento de la oficina.
Programación: Organizar citas, reuniones y llamadas de conferencia. Mantener y actualizar los calendarios de la gerencia y del personal.
Gestión documental: Preparar, editar y enviar documentos, informes y presentaciones. Mantener sistemas de archivo tanto electrónicos como en papel.
Comunicación: Ser el primer punto de contacto para clientes y visitantes. Proveer información y responder consultas de manera profesional y oportuna.
Entrada de datos: Introducir y mantener datos en hojas de cálculo, bases de datos y sistemas internos, asegurando la precisión y confidencialidad de la información.
Inventario y suministros: Supervisar y ordenar materiales de oficina, buscar nuevas ofertas y proveedores. Mantener el inventario y gestionar el mantenimiento de equipos cuando sea necesario.
Coordinación de eventos: Ayudar en la organización de eventos de la empresa, reuniones y encuentros del personal.
Apoyo financiero: Procesar facturas y gestionar informes de gastos de forma eficiente y precisa, asegurando su presentación oportuna.
Apoyo en proyectos: Brindar soporte en proyectos interdepartamentales, contribuyendo a la entrega puntual y a la comunicación efectiva.
Organización de viajes: Coordinar viajes para la gerencia y el personal de manera eficiente en costos, incluyendo transporte, alojamiento e itinerarios, garantizando comodidad y cumplimiento del presupuesto.
Comunicación con gerentes: Interactuar con ejecutivos y gerentes senior para atender solicitudes y consultas.
Requisitos Clave
Buen dominio del inglés.
Mejorar la eficiencia y generación de datos.
Atención al detalle y habilidades para resolver problemas.
Fuertes habilidades organizativas con capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente.
Excelente gestión del tiempo y capacidad para priorizar.
Impulsar la digitalización y la colaboración entre funciones.
Ser una persona a la que le gusta trabajar en equipo y que disfruta colaborando con otros y al mismo tiempo asume responsabilidades individuales.
Lo Que Necesitarás
Al menos 2-3 años de experiencia administrativa en un entorno corporativo o profesional.
Formación de ciclo medio/superior en gestión administrativa
Conocimiento de sistemas y procedimientos de gestión de oficina.
Dominio de MS Office (Excel y PowerPoint).
Orientación a las personas, capacidad analítica y proactividad.
Fluidez en español e inglés.
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