Descripción:
Objetivo del puesto: Garantizar la correcta gestión administrativa, documental y de facturación de la asesoría, asegurando una atención eficaz al cliente, el control de expedientes y el soporte operativo al equipo.
La persona trabajará de la mano del responsable de Administración y la Dirección de la oficina, gestionando también expedientes internos de la asesoría y contribuyendo a una organización fluida y profesional.
Responsabilidades y funciones principales
1) Gestión documental y de expedientes (clientes e internos)
Archivo, clasificación, digitalización y mantenimiento actualizado de documentación.
Apertura y mantenimiento de expedientes de clientes: altas, actualización de datos, control documental y trazabilidad.
Gestión de expedientes internos de la asesoría (documentación, control de estados, seguimiento de tareas y apoyo al responsable del área).
Preparación de documentación para trámites internos y externos (clientes, proveedores, notarías, organismos).
2) Atención al cliente y gestión de incidencias
Atención telefónica y por email: recepción de consultas, soporte operativo y derivación al área correspondiente.
Registro, seguimiento y cierre de solicitudes/incidencias.
3)Administración y facturación (A3GES / A3 Asesor)
Emisión, revisión y envío de facturas a clientes desde A3GES.
Alta y mantenimiento de clientes, expedientes, conceptos facturables, cuotas, pagos delegados y parámetros de facturación.
Seguimiento de recibos, cobros, devoluciones, reclamación inicial de impagados y regularizaciones.
Control financiero básico: vencimientos, estados de cobro, listados y apoyo en conciliaciones internas.
4) Presupuestos y apoyo administrativo comercial
Preparación, envío y seguimiento de presupuestos en coordinación con el equipo
Remisión de documentos de contratación.
Apoyo en la elaboración de informes comerciales y listados de actividad (facturación, cobros, estado de expedientes, etc.).
5) Coordinación y organización interna
Seguimiento de tareas y coordinación con distintas áreas de la asesoría para su facturación (laboral, fiscal, mercantil, protección de datos, etc.).
Priorización y control de tareas recurrentes: facturación periódica, cobros, vencimientos, renovaciones y documentación pendiente.
6) Herramientas y software
Uso habitual de A3 Asesor / A3GES (clientes, expedientes y facturación).
Manejo de Word, Excel y Outlook (plantillas, listados, comunicaciones, seguimiento).
Manejo de Bitrix (registro de clientes, tareas, estados, comunicaciones y reporting).
Habituado/a al manejo de CRM´s y programas de facturación.
Se valorará positivamente la capacidad para atender funciones complementarias (según necesidad de la asesoría)
Asistencia a firma en notaría y apoyo en la preparación documental.
Tramitación/gestión administrativa de impuestos: ITP-AJD, plusvalías, etc. (según procedimiento interno).
Preparación documental de herencias y apoyo en liquidación del ISD.
Presentación de declaraciones censales y otros trámites.
Redacción de documentos sencillos conforme a modelos: contratos de arrendamiento, préstamo, etc.
Requisitos:
Requisitos
* Titulación en FP de grado superior con experiencia previa en puesto administrativo (valorable en asesoría), mínimo 3 años.
* Manejo de A3 Asesor / A3GES.
* Dominio de Word, Excel y Outlook (especialmente Excel para control y seguimiento).
* Valorable experiencia con Bitrix o CRM similar.
Competencias clave
* Habilidades comunicativas y orientación al cliente.
* Capacidad para atender quejas y reclamaciones con solvencia y serenidad, manteniendo un trato profesional.
* Organización, atención al detalle y rigor documental.
* Proactividad y capacidad para coordinarse con distintos equipos.
* Confidencialidad y discreción en el manejo de información.
* Capacidad para trabajar con volumen de tareas y prioridades.