Como parte de nuestra expansión y crecimiento, nos encontramos en búsqueda de un perfil de Office Manager / Back Office para nuestra oficina de Madrid. Estamos buscando un perfil para dar soporte en tareas de Office Manager / Secretaria / Administrativo altamente organizado y motivado para unirse a nuestro equipo. Esta posición desempeñará un papel crucial en el funcionamiento eficiente de nuestras operaciones diarias. El candidato ideal debe ser capaz de gestionar múltiples tareas, mantener un alto nivel de profesionalismo y comunicarse de manera efectiva tanto con el equipo interno como con clientes externos.
Responsabilidades
* Recursos Humanos (RRHH): Gestionar el onboarding; administrar altas en herramientas, cuentas y otro material necesario.
* Fomentar el engagement: Ayudar con la organización y coordinación de eventos, aportar ideas para mejorar el ambiente laboral.
* Compliance: Soporte en la coordinación de prevención de riesgos laborales (PRL) y supervisar el control de documentación corporativa.
* Administración: Brindar soporte al equipo para resolver dudas puntuales, colaborar en iniciativas de comunicación interna, gestionar y organizar documentación interna y estructurar carpetas en Google Drive.
* Soporte administrativo en otras áreas como RRHH, Finanzas, Consultoría.
* Flota: Controlar el inventario de vehículos, gestionar alta y baja de contratos de vehículos supervisados por el manager, coordinar comunicaciones relacionadas con multas, ITV, etc., y gestionar plazas de parking y tarjetas de gasolina.
* Gestión de correos: Administrar las bandejas de entrada relacionadas con Privacy y Web Hunt; gestionar la oficina de ejecutivos; realizar benchmarking de proveedores; supervisar reservas de salas de reuniones; controlar proveedores y coordinar envíos de mensajería; gestionar pedidos de material y suministros.
* Actualización de bases de datos: Mantener actualizadas todas las bases de datos e inventarios necesarios para la operatividad diaria.
* Recepción y visitas: Coordinar con recepción la gestión de visitas, controlar y gestionar convocatorias, solicitar y gestionar tarjetas de acceso para visitantes y suplir en la recepción de 9:00 a 10:00 y de 14:00 a 15:00 h diariamente (modificable si es necesario).
* Gestión de equipos: Controlar inventarios de equipos tecnológicos, evaluar y contactar nuevos proveedores, solicitar equipos/dispositivos y gestionar incidencias relacionadas.
* Reservas de viajes: Realizar reservas de viajes.
* Finanzas: Archivar facturas, mantener registros organizados y supervisar y registrar gastos en material de oficina y suministros.
* Control del buzón factuación@.
Puntos clave
Flexibilidad a la hora de asumir funciones y tareas indicadas por el manager, brindando también apoyo administrativo a los socios de la compañía.
Horarios y presencialidad
Presencialidad: Lunes a jueves de 9:00 a 14:00 y de 15:00 a 18:00, y viernes jornada reducida de 8:00 a 15:00. Adaptación al puesto de recepción siempre que sea necesario, incluida una hora diaria de atención de entrada y comida. Posibilidad de contratación en prácticas (extensible a contrato a 1 año).
Acerca de la Empresa
Somos una firma internacional dedicada a la consultoría de Recursos Humanos, con excelente reputación como proveedora de servicios profesionales y como marca empleadora. Operamos en España, Italia, Francia, Reino Unido, Polonia y Suiza, y contamos con presencia nacional en Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla y Málaga. En Madrid, la oficina se ubica en la Paseo de la Castellana (Plaza Castilla).
Cómo aplicar
Si estás listo para asumir un rol desafiante en un entorno empresarial emocionante, ¡esperamos recibir tu solicitud!
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