Estamos buscando un Asistente Administrativo Junior con gran organización y atención al detalle para apoyar las operaciones diarias de nuestra oficina en Bilbao. Este puesto es ideal para personas proactivas que buscan ganar experiencia en un entorno de oficina dinámico. Serás responsable de una variedad de tareas administrativas que son cruciales para el buen funcionamiento del equipo.
Responsabilidades
* Gestionar la correspondencia entrante y saliente (correo postal, email).
* Atender llamadas telefónicas y dirigir consultas a los departamentos correspondientes.
* Organizar y programar reuniones, citas y viajes.
* Mantener y actualizar bases de datos de contactos y registros de la empresa.
* Preparar documentos, presentaciones e informes básicos.
* Gestionar el archivo físico y digital de documentos importantes.
* Apoyar al equipo en tareas administrativas diversas según sea necesario.
* Realizar pedidos de material de oficina y supervisar el stock.
* Ayudar en la organización de eventos internos o reuniones.
* Mantener la confidencialidad de la información sensible.
* Gestión de la correspondencia (física y electrónica), correo y paquetería.
* Atención telefónica y recepción de visitas, ofreciendo una imagen profesional y amable.
* Organización y archivo de documentos, tanto físicos como digitales, manteniendo un sistema de gestión de la información eficiente.
* Apoyo en la gestión de agendas, coordinación de reuniones y preparación de salas.
* Gestión de suministros de oficina, realizando pedidos y controlando el inventario.
* Soporte en la preparación de presentaciones, informes y otros documentos.
* Tramitación de gastos y facturas, colaborando con el departamento de contabilidad.
* Coordinación de viajes de negocios para el personal, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte.
* Mantenimiento general del orden y la limpieza del área de recepción y espacios comunes.
* Colaboración en la organización de eventos internos y actividades del equipo.
* Otras tareas administrativas que surjan para dar soporte a las necesidades del departamento.
* Conocer la gestión de la correspondencia general, incl. correos electrónicos, llamadas y correspondencia postal.
* Programar y coordinar reuniones, citas y viajes para el equipo directivo.
* Preparar y editar documentos, presentaciones e informes con gran precisión.
* Mantener y organizar archivos físicos y digitales, asegurando confidencialidad.
* Apoyar en la gestión de la agenda de los miembros del equipo, coordinando calendarios.
* Darle la bienvenida a visitantes y gestionar el flujo de la recepción.
* Realizar tareas de apoyo administrativo general, ma., escan., archivo.
* Colaborar en la organización de eventos de la empresa, virtuales y presenciales.
* Investigar y recopilar información para proyectos.
* Procesar facturas y hacer seguimientos de pagos.
* Asistir en la preparación de materiales para presentaciones y reuniones.
* Manejar datos de entrada con precisión y eficiencia.
* Gestionar la correspondencia entrante y saliente (correos electrónicos, llamadas telefónicas, correo postal).
* Organizar y mantener archivos físicos y digitales eficientemente.
* Programar reuniones, gestionar agendas y coordinar viajes y alojamientos.
* Preparar documentos, informes y presentaciones según sea necesario.
* Dar soporte en la gestión de pedidos, facturación y control de stock.
* Atender a visitantes y clientes con imagen profesional.
* Realizar tareas de soporte administrativo general a diferentes departamentos.
* Gestionar el material de oficina y realizar pedidos.
* Colaborar en la organización de eventos internos.
* Asistir en tareas contables básicas.
* Procesamiento de facturas (entrantes y salientes).
* Conciliación de extractos bancarios.
* Registro de transacciones financieras.
* Preparación de informes financieros básicos.
* Gestión y archivo de documentación financiera.
* Soporte en la elaboración de presupuestos.
* Comunicación con proveedores y clientes sobre temas financieros.
* Apoyo general al departamento financiero.
* Gestionar correspondencia, organizar archivos físicos y digitales.
* Preparar documentos y cartas, programar reuniones y viajes.
* Atender llamadas y visitas, organizar eventos internos.
* Apoyar tareas administrativas, preparar materiales.
* Coordinar viajes, mantener archivos, hacer pagos, usar MS Office.
Requisitos
* Título de Educación Secundaria Obligatoria (ESO) o Bachillerato. Formación Profesional en Administración es una ventaja.
* Experiencia previa, aunque sea breve, en roles administrativos o de atención al cliente es valorable.
* Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
* Dominio de herramientas de ofimática (Microsoft Office Suite: Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Buenas habilidades de comunicación verbal y escrita.
* Capacidad para priorizar tareas y gestionar múltiples responsabilidades.
* Actitud proactiva, resolutiva y con atención al detalle.
* Capacidad para trabajar en equipo.
* Discreción y profesionalidad.
* Residencia en Bilbao o alrededores.
* Formación Profesional (FP) en Administración, Secretariado o similar, o experiencia equivalente.
* Experiencia previa demostrable en puestos de asistente administrativo, recepcionista o funciones similares (mínimo 1-2 años).
* Excelentes habilidades de organización, gestión del tiempo y capacidad para priorizar tareas.
* Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Habilidades de comunicación verbal y escrita claras y efectivas.
* Actitud proactiva, resolutiva y con gran atención al detalle.
* Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
* Conocimiento del euskera sería un plus muy valorado.
* Disponibilidad para trabajar en horario de oficina en Bilbao.
* Experiencia previa demostrable como Asistente Administrativo o en un rol similar.
* Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español e inglés (nivel C1 o superior).
* Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente y priorizar de manera efectiva.
* Atención al detalle y alta precisión en la ejecución de tareas.
* Habilidades organizativas excepcionales y capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
* Discreción y profesionalidad en el manejo de información confidencial.
* Familiaridad con herramientas de videoconferencia (Zoom, Teams, etc.) es una ventaja.
* Actitud positiva y proactiva.
* Disponibilidad para trabajar en un modelo híbrido (aproximadamente 3 días en oficina y 2 días remoto).
* Experiencia mínima de 2 años en administración/finanzas.
* Conocimientos de contabilidad básica.
* Dominio de Microsoft Excel.
* Buenas habilidades de organización y atención al detalle.
* Capacidad para trabajar de forma autónoma.
* Familiaridad con software de contabilidad (deseable).
* Formación Profesional (FP) en Administración, Secretariado o similar.
* Experiencia demostrable de al menos 2 años en puestos de asistencia administrativa.
* Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Excelentes habilidades de organización, gestión del tiempo y priorización de tareas.
* Buenas habilidades de comunicación verbal y escrita.
* Capacidad para trabajar de forma autónoma y como parte de un equipo.
* Proactividad, discreción y atención al detalle.
* Conocimiento de software de gestión contable básico será valorado.
* Flexibilidad para trabajar en un modelo híbrido, combinando días en la oficina en Bilbao con trabajo remoto.
Oferta y beneficios
Nos encontramos en el sector servicios y ofrecemos un contrato estable, un ambiente de trabajo dinámico y la oportunidad de formar parte de nuestro equipo comprometido. Disponibilidad de modalidad presencial en la oficina de Bilbao y la posibilidad de trabajo híbrido o remoto para algunas funciones. Ofrecemos un paquete de compensación competitivo y oportunidades de crecimiento.
Esta es una excelente oportunidad para desarrollar habilidades administrativas en un entorno profesional y para quienes buscan una primera experiencia profesional en diferentes áreas de la oficina.
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