Assistant de Dirección (Alemán e Inglés)
Sobre el rol
Como Asistencia de la Dirección, serás la persona de confianza, coordinación y soporte clave junto a la Dirección. Darás apoyo organizativo, operativo y administrativo, y participarás activamente en el desarrollo de la organización, las estructuras de RR. HH. y diversos proyectos.
Tus tareas
1. Asistencia a la Dirección
* Colaboración estrecha con la Dirección en el día a día y en proyectos.
* Gestión de agenda y calendario, planificación de viajes y liquidaciones.
* Preparación y seguimiento de reuniones, presentaciones y documentación para la toma de decisiones.
* Estructuración, priorización y seguimiento de tareas y acuerdos.
* Interlocución con directivos, empleados, clientes, autoridades y proveedores.
* Apoyo en comunicación interna y externa.
* Gestión de temas especiales y tareas estratégicas-operativas.
* Manejo confidencial de información sensible, temas de personal y decisiones directivas.
2. Office Management & Administración
* Organización general de la oficina y soporte administrativo a los empleados.
* Gestión de proveedores externos (IT, energía, seguros, residuos, vehículos de alquiler), incluida la revisión de facturas.
* Organización de viajes para empleados.
* Planificación y organización de eventos internos y externos.
* Gestión de correo, paquetería y material.
3. RR. HH. & People
* Primer punto de contacto para empleados en temas organizativos y de personal.
* Gestión de vacaciones, control horario e informes internos.
* Apoyo al recruiting y organización de on/offboardings.
* Preparación de temas de personal y documentación para la Dirección.
* Colaboración con RR. HH., payroll y consultores externos.
* Participación en la creación y evolución de estructuras y procesos de RR. HH.
4. Gestión de Proyectos & Desarrollo Organizativo
* Planificación, coordinación y ejecución de proyectos internos.
* Traducción de decisiones directivas en medidas concretas.
* Coordinación de proyectos transversales.
* Creación de estructuras, cronogramas y responsabilidades de proyecto.
* Monitorización de progresos, riesgos y dependencias.
* Moderación de reuniones y workshops de proyecto.
Proyectos típicos:
* Optimización organizativa y de procesos de RR. HH.
* Implementación de nuevas herramientas o estructuras.
* Proyectos de crecimiento y cambio.
* Iniciativas de cultura, comunicación y servicio.
5. Coordinación de interfaces
* Coordinación entre Ventas, Producción, Logística, Customer Center y Tecnología.
* Apoyo en la transferencia de proyectos comerciales a producción y logística.
* Coordinación de conceptos de entrega y acuerdos de almacenaje.
* Apoyo en la gestión de reclamaciones y coordinación de medidas.
* Colaboración con Contabilidad, Control, RR. HH. y socios externos.
* Apoyo en revisión de deudas y medidas ante impagos.
6. Tareas relacionadas con Finanzas y Compliance
* Interfaz con asesores fiscales y contabilidad.
* Gestión de seguros, vehículos de flota y temas administrativos financieros.
* Revisión de liquidaciones de gastos de viaje.
* Gestión de caja, documentos y archivos legales.
7. Compliance, Seguridad & Temas Especiales
* Apoyo en los requisitos de seguridad laboral y salud.
* Gestión de portales de registro de clientes.
* Coordinación de temas especiales (residuos, requisitos de seguridad).
* Correspondencia y traducciones en alemán, inglés y español.
Rol de confianza & confidencialidad
* Manejo de información altamente sensible (Dirección, RR. HH., Finanzas, clientes).
* Garantía de confidencialidad en comunicación y documentación.
* Función de filtro de información para la Dirección.
* Gestión responsable de datos personales y empresariales.
Beneficios
Salario: en función de la experiencia del perfil 40K - 60K B/A
Flexibilidad horaria de entrada y salida
Pertenencia a multinacional en crecimiento
Contrato indefinido