1. Realizar tareas administrativas y de oficina : redactar cartas, manejo de correspondencia, organizar y mantener archivos en papel o electrónicos y proveer información vía telefónica, atención al correo webb de la empresa ****************.
2. Preparar los documentos requeridos para reuniones por encargo de Gerencia (seguimiento de ser necesario),. organización de viajes, reuniones y hasta eventos, y dar soporte a las actividades que lo requieran.
3.Asistencia a la Gerencia: realizando funciones administrativas, documentarias, entrega de informes de labores tanto de comunicación interna y externa y sus correspondientes registros
4. Recepción, administración y distribución de correspondencia, reportes,dirigido y para uso Gerencial: en caso de ausencia física de Gerencia le comunica la recepción de la misma, y procede a seguir según las instrucciones que le indique.
5. Elaborar, archivar informes, documentos que le sean que le sea encargado por gerencia con las reservas exigidas, puede ser recibida físicamente, que deberá archivarse recelosamente.
6. Apoyo administrativos con los procedimientos y operaciones de Recursos Humanos en la empresa para que ocurran de forma eficiente.
7. Ejecución de tareas de control interno, por compras de caja chica, recepción y control de la facturación de proveedores, facturación y pagos de servicios diversos en su fecha de vencimiento• Incluye: Luz, Agua, Teléfono, Internet …. alquiler de oficinas
8. Gestionar ante Gerencia los pagos correspondientes por conceptos de viaticos, hoteles...
9.Investigar o realizar alguna tarea y/o encargos de la jefatura inmediata por internet u otros medios electrónicos que le sean solicitados.
10. Gestión de envíos vía Courier o postal
11. Manejo de documentación y cronograma por gestiones especializadas ante entidades municipales, gubernamentales asignadas por Gerencia.
12.Atención y gestión de llamadas y atención telefónica para efecto de cobranzas
13.Vehículo de la Empresa: mantenimiento, seguros,
14. Central telefónica.- atención de las llamadas entrantes y derivarlas a quien corresponda,
15. Comunicaciones: Correos, mensajerías: estos servicios serán canalizados solamente por gerencia
16. Administración de archivos: de documentos bajo su cargo – poder listar la relación de archivos disponibles. (puede ser físicos o electrónicos)
17. envío: todo documento y/o correspondencia y/o encomiendas que deba ir fuera de las instalaciones de la empresa solo podrá ser despachada por asistente de gerencia,
18. Gestión y presentación de expedientes y documentación ante entidades públicas como: Licencia Municipales, Autorizaciones y Pagos de Ayuntamiento, Seguridad Social y Hacienda, Permisos que se tengan que gestionar ante entidades públicas, Todo trámite ante entidades serán encargados por Gerencia.
19. ·Recurso Humano: requeridos por necesidades laborales (control y registro de permisos, constancias, comunicaciones de establecimiento de horarios, altas y bajas en la seguridad social, listado de firmas mensuales, vacaciones, licencias por diferentes razones. Control Médico y cumplimiento de requisitos de control de salud exigido por las autoridades sanitarias.
20. Administración de Caja Chica: Compras al menudeo en efectivo, ·Solicitud del importe requerido a Gerencia, coordinar con Asistente de compras el importe requerido para el pago de diferentes adquisiciones, Liquidación del gasto realizado con la factura del bien comprado para el visto positivo de Gerencia cada 15 días, Emisión de reporte de gastos incurridos, Cálculo de saldo al cierre de cada mes.
21. Suministros a su cargo Economato – (útiles de oficina), Sistemas – (suministros y repuestos de cómputo como toner, mouse, papel para imprimir, ..), Mobiliario de Oficina (escritorio, archivadores, armario, sillas, mesas, …), Consumos de Personal: agua para tomar, gaseosas, ,…, Material de Limpieza de oficinas:, lavavajillas, ,… Implementos para Cafetería y Comedor: hervidor, cubierto, menaje ,..