Descripción del Puesto:
Buscamos una Auxiliar Administrativa y Recepcionista proactivo y organizado que brinde soporte al Centro y al Gerente en sus actividades diarias, ayudándole a optimizar su tiempo y asegurar que sus tareas y proyectos avanzan con eficacia.
Este rol es clave para la coordinación de actividades y la ejecución de tareas administrativas, incluyendo la gestión de la agenda, la preparación de reuniones y la comunicación interna y externa.
El candidato ideal debe ser un excelente comunicador, con gran capacidad de trabajo organizado y meticuloso.
Responsabilidades
1. Gestión de agenda
: Coordinar y organizar la agenda del directivo, incluyendo reuniones, citas, conferencias y eventos.
2. Manejo de comunicaciones:
Filtrar y responder llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia en general. Esto puede incluir la redacción de cartas, informes o respuestas a comunicaciones en nombre del directivo.
3. Organización de reuniones:
Preparar la logística de reuniones, como reservar salas, enviar invitaciones, preparar materiales y redactar actas o resúmenes.
4. Gestión documental:
Organizar, archivar y mantener documentos importantes, tanto en formato digital como físico, asegurando su accesibilidad y confidencialidad.
5. Asistencia en la toma de decisiones:
Proporcionar información relevante y realizar investigaciones o recopilación de datos que ayuden al directivo a tomar decisiones informadas.
6. Manejo de la confidencialidad:
Gestionar información confidencial con responsabilidad y discreción, protegiendo los intereses de la empresa y del equipo de dirección.
7. Supervisión de suministros y equipo:
Garantizar que el directivo y su equipo dispongan de los materiales y recursos necesarios para su trabajo.
8. Apoyo en la elaboración de informes y presentacione
s: Ayudar en la creación y edición de documentos de comunicación, presentaciones y reportes.
9. Coordinación interdepartamental:
Servir como enlace entre el director y otros departamentos, facilitando la comunicación y el flujo de información dentro de la organización.
10. Gestión de proyectos especiales:
A veces, la secretaria puede colaborar en proyectos específicos, gestionando tareas o manteniendo actualizados los cronogramas del proyecto.
Requisitos
Control y conocimientos paquete Office, en especial Excell.
Control y conocimientos Facturación, contabilidad y tesorería.
Manejo profesional de Camva