Asegurar el buen funcionamiento de las actividades de las oficina realizando labores administrativas, tales como recepcionar, archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar los reportes correspondientes.
Apoyo a la carga de trabajo administrativo y de comunicaciones para aumentar la eficiencia de los miembros del personal al que presta asistencia.
1. Tareas administrativas: redactar cartas, manejo de correspondencia, organizar y mantener archivos en papel o electrónicos y proveer información vía telefónica, atención al correo
2. Coordinaciones del trabajo: preparar los documentos y/o papeles requeridos para las reuniones por encargo de Gerencia (seguimiento de ser necesario), organización de viajes, reuniones y hasta eventos, y dar soporte a las actividades que lo requieran.
3.Asistencia a la Gerencia: realizando funciones administrativas, documentarias, gestionar y entrega de informes de labores tanto de comunicación interna y externa y sus correspondientes registros
4. Administración y distribución de la correspondencia, reportes, y resúmenes ejecutivos dirigido y para uso Gerencial: en caso de ausencia física de Gerencia le comunica la recepción de la misma, y seguir según instrucciones que le indique.
5.Elaborar, archivar informes, documentos encargados por gerencia con las reservas exigidas, puede ser correspondencia recibida físicamente, que deberá ser archivada o documentos y/o ofertas que se archivarán recelosamente.
6. Apoyo administrativos con procedimientos y operaciones de Recursos Humanos en la empresa para su eficiencia.
7. Tareas de control interno, por compras de caja chica, facturación de proveedores, facturación y pagos de servicios diversos luz, agua, telefonía, internet.
8.Gestión de agendas.
9. Realizar alguna tarea y/o encargos de la jefatura inmediata por internet u otros medios electrónicos que le sean solicitados.
10. Priorizar los pendientes encargados por su jefatura.
11. Manejo de documentación y cronograma por gestiones especializadas ante entidades municipales, gubernamentales asignadas por Gerencia.
12.Ejecución de tareas o actividades operativas asignadas por Gerencia.
13.Central telefónica.- atención de toda las llamadas entrantes y derivarlas a quien corresponda (filtrar llamadas),
14..Comunicaciones: Correos, mensajerías, ..
15. Administración de archivos: de documentos bajo su cargo – listar archivos disponibles. (puede ser físicos o electrónicos)
16. Gestión y presentación de documentación ante entidades públicas : Permisos, Autorizaciones y Pagos de Ayuntamiento, Seguridad Social y Hacienda.. Trámites ante entidades que le sean encargados por Gerencia.
16. Recurso Humano: Trámites por necesidades laborales (control y registro de permisos, constancias, comunicaciones de horarios, altas y bajas en la seguridad social, listado de firmas mensuales, vacaciones, licencias,. … Control Médico y cumplimiento de requisitos de control de salud exigido por las autoridades sanitarias.
17. Proceso del personal requerido para actividades de Limpieza,
18. Administración de Caja Chica: Compras al menudeo en efectivo, • Solicitud del importe requerido a Gerencia. • Pago de diferentes adquisiciones- • Liquidación del gasto realizado con la factura del bien comprado para el visto válido de Gerencia cada 15 días.- • Cálculo de saldo al cierre de cada mes
19.Suministros a su cargo.- útiles de oficina, suministros y repuestos de cómputo como toner, mouse, papel para imprimir,, fotocopiar, Consumos de Personal: agua para tomar, .. • Material de Limpieza, Implementos para Cafetería y Comedor: hervidor, cubierto, menaje ,..
20. Control de Facturación de servicios mensuales: Luz, Agua, Teléfono, Internet, alquileres …
21. Mantenimiento equipos y mobiliario de oficina
22. Seguimiento a las pólizas de seguro vehicular de vehículos de la empresa
23. Gestión de envíos a su cargo sea por servicio postal, courrier,...
24. Protección de datos