Se precisa administrativo/a contable:
Funciones:
- Recoger los pedidos de los clientes por los distintos canales disponibles en la organización, aplicando los procedimientos y protocolos internos e identificando posibles oportunidades de negocio, a fin de satisfacer sus requerimientos y transmitir la información facilitada.
La información comercial relevante y oportunidades de negocio se transmiten en su caso, a las personas adecuadas de la red de ventas, vía agenda electrónica u otros medios, de manera coordinada.
- Formalizar la documentación correspondiente al pedido solicitado por el cliente, o dirigido al cliente, utilizando las aplicaciones informáticas estándar y/o específicas y verificando su corrección, de acuerdo con el procedimiento interno y la normativa vigente, para la gestión eficaz del proceso administrativo de venta.
- Realizar los trámites de detección y comunicación de las incidencias localizadas en el proceso administrativo de venta, aplicando los procedimientos internos para cumplir las exigencias de calidad en la gestión.
- Realizar los trámites administrativos vinculados con las acciones de fidelización y del servicio postventa, de acuerdo con los criterios de calidad de servicio establecidos, para dar apoyo a la gestión y satisfacción de los clientes.
- Atender llamadas telefónicas.
- Gestión para la entrega de los pedidos al cliente en la fecha acordada.
- Contacto con clientes informándoles del detalle de las expediciones y el estado de los pedidos.
- Seguimiento, control y reporting a la dirección del estado de los pedidos.
- Soporte a la preparación de documentación para la exportación, generación de proformas.
- Gestión operativa de la cartera de clientes y gestión de reclamaciones.
- Dar soporte operativo y administrativo al departamento.
- Organización de archivo de documentación.
- Gestionar saldos de cuenta para descubrir deudas pendientes u otras incoherencias
- Recopilar toda la información necesaria para calcular las cuentas por cobrar (importe de pedidos, tipos de descuento, etc.)
- Emitir estados de cuenta de clientes periódicamente o cuando sea necesario.
- Recibir pagos a través de varios métodos (efectivo, pagos en línea, etc.) y verificar su credibilidad
- Actualizar los registros del sistema con nuevos pagos, saldos, información del cliente, etc.
- Realizar informes y reportes estadísticos, relacionados con las actividades propias de su especialidad.
Principales actividades del puesto:
- Sacar todos los pedidos diariamente, presencial, pedidos representantes, teléfono pedidos, pedidos personal, correo webmail y EDI (seres
- plataformas).
- Gestión de pedidos ventas y volcado de pedidos en el sistema/ ERP.
- Confirmación de pedidos clientes/ comerciales.
- Clasificar los pedidos anteriores, provincias, Madrid, plataformas, y sacar copias para diferentes departamentos cuando proceda.
- Gestión de albaranes/facturas ventas.
- Calcular y actualizar rutas de provincias del día anterior.
- Preparar documentación transporte del día (IKEA, extranjeros, etc).
- Anulación de facturas y preparación de abonos.
- Control de recogidas o devoluciones y reclamaciones a operadores logísticos.
- Atención telefónica para pedidos, facturas, incidencias y reclamaciones.
- Atención telefónica centralita cuando se ausentan en la recepción.
- Atención al cliente consultas cuentas o gestión cobro (mail y teléfono).
- Cuadre y preparación semanal relaciones facturas representantes.
- Preparación de relaciones comerciales provincias.
- Preparar relaciones impresas para el control del cobro del jefe de ventas.
- Colocar las facturas de depósitos, y liquidar cuando se termine el depósito.
- Preparar facturas de paellas los viernes.
- Tratamiento de faltantes.
- Facturas período y portes.
- Facturas tratamiento hiperbárico.
- Mandar SII facturas emitidas.
- Contabilidad. Listado de ventas, introducir ventas diarias, meter facturas de proveedores, listados de ventas y discrepancias, conciliación bancos y procesos contables en general.
- Envío de Facturacion seres (CENTRALES)
- Facturacion seres Control de facturas pendientes de pago/recadv/reparto paellas.
- Etiquetas cargar almacén.
- Depósitos archivo y cierre.
- Abonos depósitos
- Informe de márgenes
- Preparación y emisión de giro bancario facturación diaria y mensual
- Pasar cobro (comerciales y apoyo al resto)
- Cobro Tappers (online y offline)
- Revisión extractos para separar los pagos de clientes.
- Codificación y cuadre de los pagos de clientes realizados en los bancos.
- Revisión pagos de centrales para separar los descuentos.
- Baja pagos directos realizados por clientes centrales (transferencias, correo postal y descuentos varios).
- Cuadre e integración liquidaciones efectivo representantes (ingresos).
- Baja documentos (talones y pagarés) reflejados en las liquidaciones de representantes.
- Mantenimiento hoja EXCEL sobre cobro diario y mensual.
- Cuadre del cobro dado de baja diariamente.
- Traspaso a Contabilidad del cobro.
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