MARLEX necesita incorporar para multinacional tecnológica del sector viajes un/a Executive Personal Assistant (PA) con Inglés y Español Avanzado.
Estructura de reportes: El Asistente Personal reportará a tres altos directivos: dos con base en Madrid y uno en Estocolmo (Suecia). El equipo total de estos tres líderes comprende aproximadamente 150 empleados.
Responsabilidades principales:
Gestionar el horario, organizar reuniones y visitas, asegurando la asistencia y preparación adecuadas.
Revisar y gestionar correos electrónicos o correspondencia entrantes, actuando de forma independiente cuando sea necesario.
Organizar y gestionar los arreglos de viaje, incluyendo las aprobaciones y evaluaciones necesarias.
Comunicaciones telefónicas internas y coordinación con los clientes cuando sea necesario.
Organizar reuniones internas y externas, preparar materiales y gestionar las acciones resultantes.
Preparación de presentaciones e informes.
Mantenimiento de sistemas de archivo y control documental.
Aplicar y gestionar procesos conforme a las políticas y directrices de la empresa.
Interactuar con el equipo de la empresa y los clientes en nombre del Director.
Brindar apoyo a otros directores y a la alta dirección cuando sea necesario.
Envío de comunicaciones internas.
Requisitos mínimos:
Formación en Asistencia Ejecutiva o campo relevante similar.
Mínimo 2 años de experiencia en un puesto similar, preferiblemente en empresas multinacionales.
Dominio avanzado de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) y Outlook (Teams).
Dominio tanto del inglés como del español a nivel C1 (Marco Europeo Común).
Excelentes habilidades organizativas y un estilo de trabajo profesional (esencial).
Familiaridad con la gestión remota.
Habilidades organizativas interpersonales: Capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente, priorizando y organizando eficazmente el tiempo y los recursos.
Comunicación eficaz, discreción y confidencialidad.
Actitud proactiva y enfoque orientado a resultados, con la capacidad de anticipar las necesidades de los líderes y tomar decisiones independientes cuando sea necesario.
Se ofrece:
Contrato temporal para reemplazo a largo plazo de IT.
Expectativas salariales: Será de unos 40k Brutos Anuales.
Ubicación: Madrid