At OKU, we believe in offering extraordinary experiences both for our guests and for our team. We are committed to attracting top-tier talent from around the world, bringing together passionate individuals who share our vision of exceptional hospitality. We are seeking a Stock Control & Administration Assistant to join OKU Andalusia, our new five-star resort on the Costa del Sol, just minutes from Sotogrande.
This role is key to ensuring the smooth running of the hotel’s stock control and administrative processes, supporting the effective management of orders, goods receiving and inventory control processes. The successful candidate will play an essential role in organising, recording and monitoring stock, contributing to operational efficiency and ensuring compliance with internal procedures and quality standards. This is a unique opportunity to join an award-winning lifestyle brand that is expanding rapidly and redefining modern hospitality through its philosophy of laid-back luxury.
OKU Andalusia, which opened in summer 2025, is a stunning beachfront retreat that blends contemporary design, immersive dining, and a vibrant social atmosphere. As part of this exciting journey, you’ll join a dynamic and collaborative team that celebrates initiative, creativity, and excellence, offering ample opportunities for growth within a brand that is shaping the future of luxury hospitality.
ABOUT OKU
‘OKU’ is derived from the Japanese spiritual and architectural concept meaning ‘inner space’. OKU Hotels is a boutique collection of soulfully-curated, laidback luxury hotels, created for the modern traveler. Meticulously designed sanctuaries are conceived with barefoot luxury, local connections and slow living at heart.
OKU Hotels is headquartered in London, with current properties operating in Ibiza, Andalucia and Kos, and a confirmed pipeline of hotels set to open in Bodrum (Turkey) and the Maldives. OKU aims to own and/or operate a collection of more than ten exquisite properties in new and captivating destinations worldwide, over the next five years.
RESPONSIBILITIES OF THE ROLE
- Manage stock-related administrative processes, including ordering food, beverages and general supplies.
- Record delivery notes and supplier invoices in the system.
- Check incoming goods, ensuring they match purchase orders and agreed specifications.
- Monitor stock movements, maintaining accurate and up-to-date inventory records.
- Assist with regular stock takes and inventory control procedures.
- Coordinate with the kitchen, F&B; and other departments regarding purchasing needs.
- Liaise with suppliers to follow up on orders and resolve any discrepancies.
- Maintain organised and accurate filing of documentation (delivery notes, orders, invoices).
- Support cost control processes and help identify any variances.
- Ensure compliance with internal procedures and hotel quality standards.
CANDIDATE REQUIREMENTS
- Vocational qualification in Administration, Business or a related field.
- Previous experience in stock control, stores, or an administrative role (hospitality or F&B; experience is an advantage).
- Basic to intermediate level of English (desirable).
- Good working knowledge of Excel and Microsoft Office.
- Strong organisational skills and attention to detail.
- Proactive, reliable and eager to learn.
- Ability to carry out repetitive tasks with accuracy and consistency.
Behavioural Competencies
- Strong organisational and planning skills.
- High attention to detail.
- Reliability and sense of responsibility.
- Teamwork and collaboration.
- Effective communication skills.
- Proactive and solution-oriented mindset.
Technical Skills and Knowledge
Basic knowledge of stockroom management and inventory control.
Experience with ERP systems or stock management software (desirable).
Intermediate level of Excel (data entry, inventory tracking).
Ability to manage and organise administrative documentation.
Understanding of procurement processes within hospitality or food & beverage operations.
En OKU, creemos en ofrecer experiencias extraordinarias tanto para nuestros huéspedes como para nuestro equipo. Estamos comprometidos con atraer talento de primer nivel de todo el mundo, reuniendo a personas apasionadas que comparten nuestra visión de una hospitalidad excepcional. Estamos buscando un/a Auxiliar Administrativo/a de Economato para unirse a OKU Andalusia, nuestro actual resort de cinco estrellas en la Costa del Sol, a pocos minutos de Sotogrande.
Este puesto es clave para garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos y de control del economato del hotel, asegurando la correcta gestión de pedidos, recepción de mercancías y control de stock. La persona desempeñará un papel esencial en la organización, registro y seguimiento de los productos, contribuyendo a la eficiencia operativa y al cumplimiento de los estándares de calidad y control interno. Se trata de una oportunidad única para formar parte de una marca lifestyle galardonada y en plena expansión que está redefiniendo la hospitalidad moderna con su filosofía de lujo relajado.
OKU Andalusia, que abrió en el verano de 2025, es un impresionante refugio junto a la playa que fusiona un diseño contemporáneo, una oferta gastronómica inmersiva y un ambiente social vibrante. Como parte de este emocionante proyecto, formarás parte de un equipo dinámico y cooperativo que celebra la iniciativa, la creatividad y la excelencia, ofreciendo amplias oportunidades de crecimiento dentro de una marca que está dando forma al futuro de la hospitalidad de lujo.
ACERCA DE OKU
‘OKU’ proviene del concepto arquitectónico y espiritual japonés que significa ‘espacio interior’. OKU Hotels es una colección boutique de hoteles de lujo relajado cuidadosamente creados para el viajero moderno. Los espacios diseñados meticulosamente se conciben con el lujo descalzo, las conexiones locales y el slow living como principios fundamentales.
OKU Hotels tiene su sede en Londres, con propiedades operando actualmente en Ibiza, Andalucía y Kos, y una cartera confirmada de hoteles que se abrirán en Bodrum (Turquía) y las Maldivas. OKU tiene como objetivo poseer y/o operar una colección de más de diez propiedades exclusivas en nuevos y cautivadores destinos de todo el mundo en los próximos cinco años.
RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
- Gestionar administrativamente los pedidos de economato (alimentos, bebidas y suministros).
- Registrar albaranes y facturas de proveedores en el sistema.
- Verificar la recepción de mercancías, asegurando que coincidan con los pedidos realizados.
- Controlar entradas y salidas de stock, manteniendo actualizados los inventarios.
- Colaborar en la realización de inventarios periódicos y control de existencias.
- Coordinar con cocina, F&B; y otros departamentos las necesidades de aprovisionamiento.
- Mantener contacto con proveedores para seguimiento de pedidos e incidencias.
- Asegurar el correcto archivo y organización de documentación (albaranes, pedidos, facturas).
- Apoyar en el control de costes del economato y detección de desviaciones.
- Cumplir con los procedimientos internos y estándares de calidad del hotel.
REQUISITOS DEL CANDIDATO/A
- Formación Profesional en Administración, Gestión o similar.
- Experiencia previa en economato, almacén o puesto administrativo (valorable en hotelería o restauración).
- Nivel básico/intermedio de inglés (valorable).
- Manejo de Excel y paquete Office.
- Capacidad organizativa y atención al detalle.
- Perfil proactivo, responsable y con ganas de aprender.
- Capacidad para trabajar con tareas repetitivas de forma precisa.
Competencias conductuales
- Organización y planificación.
- Atención al detalle.
- Responsabilidad y fiabilidad.
- Trabajo en equipo.
- Comunicación efectiva.
- Actitud proactiva y resolutiva.
Habilidades y conocimientos
- Conocimientos básicos de gestión de almacén y control de stock.
- Experiencia con ERP o software de gestión (valorable).
- Nivel medio de Excel (introducción de datos, control de inventarios).
- Capacidad para gestionar documentación administrativa.
- Comprensión de los flujos de aprovisionamiento en hotelería o restauración.
REQUISITOS MÍNIMOS