Garantizar el correcto funcionamiento de la oficina de la sede de Barcelona y de la gestión administrativa de la Fundación, siendo la persona referente para sistemas de información y nuevas tecnologías y dando apoyo a los procesos operativos y de apoyo de las diferentes áreas: Dirección, Comunicación, Captación y Colaboraciones Estratégicas, Proyectos de actuación, Finanzas y Gestión de personas.
Misión
Garantizar el correcto funcionamiento de la oficina de la sede de Barcelona y de la gestión administrativa de la Fundación, siendo la persona referente para sistemas de información y nuevas tecnologías y dando apoyo a los procesos operativos y de apoyo de las diferentes áreas: Dirección, Comunicación, Captación y Colaboraciones Estratégicas, Proyectos de actuación, Finanzas y Gestión de personas.
Responsabilidades
1. Funcionamiento general de la oficina y administración
Actividades principales:
- Recepción de visitas, atención telefónica y gestión de correspondencia, física y en línea con los diferentes correos de la Fundación.
- Gestión del archivo y de la documentación administrativa.
- Gestión de los inventarios: entradas y salidas de material oftalmológico y óptico, y control del inventario de obras de arte, y gestión de compras de material para la oficina.
- Control y seguimiento de los seguros.
- Supervisar y velar por el cumplimiento de la normativa vigente en protección de datos.
- Relación con proveedores de servicios de sede y control de gastos.
- Registro de documentos legales y gestiones con la notaría de acuerdo con la normativa vigente de fundaciones.
2. Coordinación de los sistemas de información y nuevas tecnologías de la Fundación
Actividades principales:
- En colaboración con el servicio externo de informática aportará las soluciones técnicas más adecuadas según las necesidades, tanto de hardware como de software.
- Gestión y mantenimiento de la base de datos (CRM).
- Emisión de certificados de donación (modelo 182) mediante CRM.
3. En el área de gestión de personas
Actividades principales:
- Gestión de la documentación laboral de los trabajadores y trabajadoras y mantener actualizada la relación de puestos de trabajo de todo el equipo operativo de la Fundación.
- Control de registro horario, vacaciones y calendario laboral.
- Seguimiento y gestión de las formaciones de las personas del equipo, y tramitación de las formaciones bonificadas.
- Coordinación con los servicios externos de prevención de riesgos laborales.
- Apoyo en los procesos de selección de personal contratado, voluntariado y prácticas.
- Gestión y coordinación del voluntariado de sede.
- Gestión logística de viajes.
- Organización de encuentros del equipo y reuniones globales.
4. Apoyo a Dirección, Captación, Colaboraciones Estratégicas y Comunicación
- Envío de comunicaciones a socios, voluntarios y seguidores vía Mailchimp (felicitaciones de Navidad, invitaciones Aniversario, envío memoria anual).
- Apoyo en la actualización de la web.
- Gestión de los socios y donaciones en CRM.
- Apoyo administrativo y logístico en la organización de eventos (La Noche, aniversarios, jornadas, congresos y exposiciones, Consejo Asesor, Patronato).
Entorno organizativo
La persona para la gestión administrativa depende jerárquicamente de la responsable de Administración y Finanzas, estableciendo vínculos funcionales de colaboración con la directora, con la responsable de Comunicación y con la responsable de Colaboraciones Estratégicas.
Perfil profesional
Conocimientos necesarios
- Formación y/o experiencia en gestión administrativa
- Informática a nivel avanzado: dominio del paquete Office
- Experiencia en gestión de bases de datos y en particular de CRM
- Conocimiento de herramientas digitales (Mailchimp y WordPress) y trámites online con certificado digital
- Se valorarán otras lenguas, como inglés, francés y portugués
Perfil competencial
- Autonomía y responsabilidad
- Flexibilidad
- Proactividad e iniciativa
- Capacidad de organización
- Resolución de problemas
- Interés por la cooperación internacional
Condiciones
- Contrato fijo, con un período de prueba de 2 meses.
- 35 horas semanales, horario de 9h a 14h y de 15h a 17.30h de lunes a jueves, y de 9h a 14h los viernes.
- Lugar de trabajo: Oficina de Ojos del Mundo en Barcelona: C/Tamarit, 144-146, 2a, 08015.
- Teletrabajo 1 día a la semana, normalmente los viernes.
- Salario: 21.620€ brutos anuales de acuerdo con las responsabilidades del lugar de trabajo.
Proceso de selección
Las personas interesadas deben enviar su currículum y carta de motivación a la FUNDACIÓN OJOS DEL MUNDO por correo electrónico indicando la referencia: UDM_ADMIN.
El plazo de presentación de solicitudes finaliza el próximo 30 de octubre de 2025.
#J-18808-Ljbffr