1. Identificación del puesto
Puesto: Auxiliar Administrativo/a
Departamento: Administración
Dependencia jerárquica: Responsable de Administración y Finanzas
2. Misión del puesto
Brindar soporte administrativo al departamento de Administración, garantizando la correcta gestión documental, el registro de operaciones, la atención a clientes y proveedores, y la coordinación de tareas administrativas propias de una empresa de transportes. Contribuir a la eficiencia de los procesos internos y al mantenimiento del orden administrativo.
3. Funciones y responsabilidades principales
Gestión documental y archivo:
Clasificar, registrar, digitalizar y archivar documentación administrativa.
Mantener actualizada la documentación interna y externa del departamento.
Atención y soporte administrativo:
Atender llamadas, correos electrónicos y consultas de clientes, proveedores y otros departamentos.
Dar apoyo en la preparación de informes, presentaciones y comunicaciones internas.
Facturación y contabilidad básica:
Colaborar en la emisión, registro y seguimiento de facturas.
Verificar albaranes, partes de trabajo y documentación asociada al transporte.
Realizar conciliaciones básicas y control de cobros/pagos bajo supervisión.
Gestión de transporte y logística (según procedimientos internos):
Registrar datos de servicios realizados, rutas, gastos de conductores o incidencias operativas.
Apoyar en la elaboración de documentación propia del sector (CMR, cartas de porte, albaranes, etc.).
Control y seguimiento administrativo:
Actualizar bases de datos, hojas de control y sistemas ERP utilizados por la empresa.
Preparar documentación para auditorías internas y externas.
Tareas administrativas generales:
Gestión de suministros de oficina.
Realización de trámites administrativos con organismos públicos cuando sea necesario.
4. Requisitos del puesto
Formación:
Formación Cualificado de Grado Medio o Superior en Administración y Gestión, Gestión Administrativa, Contabilidad, o similar.
Experiencia:
Mínimo 2 años de experiencia en funciones administrativas, preferiblemente en empresas del sector transporte o sectores afines.
Conocimientos:
Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Excel, Word, correo electrónico).
Conocimientos básicos de contabilidad y facturación.
Valorable experiencia con software ERP o programas de gestión de transporte.
Conocimientos de documentación específica del transporte (valorable).
Competencias:
Organización y planificación.
Atención al detalle y precisión en las tareas.
Capacidad para trabajar bajo supervisión y cumplir plazos.
Orientación al cliente interno y externo.
Responsabilidad y discreción en el manejo de información.
5. Condiciones del puesto
Jornada laboral completa
Modalidad: presencial de lunes a viernes.
Ubicación: oficinas centrales en Cabanillas del Campo (Guadalajara)
Incorporación: inmediata
Salario según Convenio Colectivo
Se valorará vehículo propio