Empresa de trabajo temporal orientada a la satisfacción del cliente interno, el trabajador que presta sus servicios y el cliente externo, la empresa que contrata
Funciones
- Gestionar la agenda del director/a, priorizando las solicitudes y dirigiendo las consultas al personal adecuado.
- Coordinar y organizar reuniones, incluyendo la elaboración de agendas, la redacción de actas y la distribución oportuna del material pertinente.
- Preparar informes, presentaciones y resúmenes bajo la supervisión del director/a.
- Mantener las bases de datos y los sistemas de archivo, y organizar los datos de las encuestas para su revisión interna.
- Organizar la logística de viajes y gestionar las órdenes de compra en nombre del director/a.
- Anticipar las necesidades del director/a planificando y organizando agendas, materiales y plazos con antelación.
- Mantener un enfoque proactivo en la gestión de la carga de trabajo del director/a, identificando posibles conflictos y preparando soluciones.
- Desarrollar y mantener un calendario a largo plazo con las fechas clave y los plazos para las operaciones, eventos y la planificación estratégica del colegio.
- Apoyar la ejecución de proyectos estratégicos mediante el seguimiento de plazos, la gestión de listas de tareas y garantizar que se completen los seguimientos.
- Servir de enlace entre la Dirección y los equipos de proyecto, facilitando una comunicación clara y garantizando que se cumplan las prioridades.
- Colaborar en la planificación y ejecución de eventos escolares, incluyendo las celebraciones de Halloween, la Feria Gastronómica, la graduación, etc.
- Colaborar con la Oficina Administrativa para la señalización, los pagos y las aprobaciones relacionadas con los eventos.
- Servir de enlace para estudiantes, personal y padres, atendiendo las diversas necesidades de la comunidad de manera competente.
- Recibir y ayudar a los visitantes, respetando los valores de nuestra escuela.
- Gestionar el inventario y la adquisición de suministros y recursos de oficina necesarios para las operaciones diarias de la Dirección.
- Coordinar con los equipos para resolver de manera eficiente cualquier problema técnico o relacionado con la infraestructura.
- Redactar y revisar la correspondencia, los correos electrónicos y las comunicaciones en nombre de la Dirección.
- Servir como principal punto de contacto para las alianzas internas y externas, filtrando las comunicaciones para priorizar los asuntos urgentes.
- Estar preparado para ajustar horarios y prioridades en respuesta a eventos inesperados o emergencias.
- Apoyar al Director de Estudios en la gestión de crisis, recopilando rápidamente la información necesaria y brindando apoyo logístico.
- Organizar las solicitudes de reuniones de la Junta Directiva y mantener los archivos de gobernanza, garantizando su precisión y accesibilidad.
- Construir y mantener relaciones sólidas con miembros clave de la comunidad, incluyendo personal, padres, estudiantes y socios externos.
- Fomentar la confianza y la colaboración dentro de la comunidad escolar, actuando como un recurso confiable y accesible.
- Brindar apoyo administrativo y logístico para las iniciativas de recaudación de fondos.
- Programar reuniones con posibles donantes y preparar los materiales necesarios.
- Servir de enlace con CCS y BFIS para la captación de donantes.
- Dar seguimiento a los envíos postales y las llamadas telefónicas.
- Gestionar la documentación de los donantes y la administración de las donaciones.
- Preparar materiales para eventos de captación de fondos.
- Mantener y actualizar los registros de donantes en el sistema Donors Perfect.
Requisitos
- Título universitario o equivalente, con al menos 2 años de experiencia relevante.
- Idiomas: imprescindible inglés y español avanzados (oral y escrito). Deseable catalán u otros idiomas.
- Capacidad para gestionar eficazmente múltiples plazos simultáneos, asegurando que todas las tareas y proyectos se mantengan dentro del plazo previsto.
- Experiencia en planificación, priorización y anticipación de las necesidades de un entorno de oficina concurrido.
- Capacidad demostrada para anticipar desafíos y desarrollar soluciones de forma proactiva.
- Ingenio para abordar problemas logísticos y encontrar formas creativas de alcanzar los objetivos.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal para redactar correspondencia, informes y presentaciones.
- Capacidad para mantener relaciones sólidas con una amplia variedad de miembros de la comunidad.
- Dominio avanzado de Google Workspace, Microsoft Office (incluido Excel), software de bases de datos, PowerPoint, Canva, herramientas de encuestas y otras herramientas de productividad.
- Capacidad para gestionar diversas responsabilidades, adaptarse a prioridades cambiantes y mantener la calma bajo presión.
- Disposición para colaborar en tareas que no se ajusten a la descripción inmediata del puesto para garantizar el buen funcionamiento del centro.
- Capacidad demostrada para salvaguardar información sensible y confidencial, demostrando profesionalismo y confiabilidad en todas las interacciones.
- Precisión en la gestión de horarios, documentos y registros, asegurando que todos los resultados cumplan con altos estándares de exactitud.
- Capacidad para trabajar de forma independiente, tomar decisiones fundamentadas dentro de su ámbito de competencia y apoyar las iniciativas estratégicas lideradas por la Dirección.
- Se valorará la experiencia previa en la gestión de contratos y documentación legal.
- Adherirse a los principios de Diversidad, Equidad, Inclusión y Justicia (DEIJ) del centro y promoverlos en todas las interacciones y responsabilidades.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas de protección infantil, identificando y abordando de forma proactiva los riesgos potenciales.
- Positivo, proactivo y adaptable.
Se ofrece
- Jornada de 8:15 a 16:15 con media hora para comer (comida incluida).
- Contrato inicial por ETT + incorporación por empresa.
- Salario según convenio por ETT y de 25K-30K anuales al pasar por empresa.
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