Puesto:
Administrative Assistant (Asistente Administrativo)Lugar de trabajo:
Barcelona, EspañaEl papel del Asistente Administrativo es proporcionar un apoyo administrativo de alta calidad tanto a los clientes internos como externos de la región, y mantener una comunicación sólida entre la oficina de Barcelona y otras oficinas globales. El puesto combina tareas administrativas con algunas funciones de asistente ejecutivo, incluyendo la gestión de agendas y el apoyo a los gerentes. El Asistente Administrativo lleve a cabo sus responsabilidades con profesionalismo, flexibilidad y minuciosidad, garantizando que la oficina funcione sin problemas y de manera eficiente en todo momento.Oficina y Recepción:
- Gestionar las operaciones diarias de la oficina y actuar como principal contacto para proveedores y suministradores.- Recibir y dar la bienvenida a los visitantes de manera profesional.- Operar el sistema telefónico, incluyendo filtrar llamadas y distribuir mensajes.- Distribuir la correspondencia entrante y gestionar los envíos salientes de forma rentable.- Garantizar que la oficina esté ordenada, limpia, equipada y en funcionamiento en todo momento.- Solicitar y mantener el stock de suministros de oficina (papelería, bebidas, equipos).Apoyo Administrativo:
- Organizar viajes y alojamiento para los empleados de acuerdo con la política de la empresa.- Asistir con las reservas de viaje para gerentes y empleados, incluyendo la elaboración de informes mensuales.- Mantener actualizados los calendarios de Outlook con reuniones, conferencias y sesiones de formación.- Coordinar las agendas del personal y distribuir mensajes cuando los compañeros estén ausentes.- Preparar salas de reuniones y refrigerios para reuniones, seminarios y eventos de formación.- Reservar y coordinar seminarios, sesiones de formación y eventos de empresa.- Proporcionar apoyo administrativo en eventos y asistir a los eventos cuando sea necesario.- Levantar acta de reuniones.- Organizar eventos internos como reuniones de equipo y actividades para el personal.- Facilitar la coordinación de materiales de marketing, incluyendo localización y traducciones preliminares.- Apoyar la organización y coordinación de sesiones de formación.- Coordinar con Finanzas las órdenes de compra, facturas y pagos a proveedores.- Proporcionar apoyo administrativo de ventas, incluyendo informes, documentación de licitaciones y la actualización de registros y datos de clientes.- Mantener y actualizar bases de datos, archivos, informes y correspondencia de la empresa.- Proporcionar apoyo administrativo en los documentos de Operaciones de Clientes.- Suplir a los otros miembros del personal administrativo en la region e internacionalmente.- Realizar tareas/proyectos puntuales solicitados por el Responsable de Oficina o el Director de Recursos Humanos para satisfacer las necesidades del negocio.Responsabilidades de asistente ejecutivo :
- Proporcionar apoyo al Regional Managing Director, incluyendo gestión de agenda, programación de reuniones, llamadas y preparación de reembolso de gastos.- Coordinar las agendas de los gerentes superiores y asegurar que los calendarios funcionen sin contratiempos.- Preparar materiales informativos, presentaciones e informes.- Asistir en la correspondencia confidencial y mantener la discreción en todo momento.Cualificaciones y Habilidades/Atributos:
- Al menos 5 años de experiencia en un puesto administrativo, preferiblemente en una oficina corporativa.- Fuertes habilidades organizativas, capaz de gestionar interrupciones y múltiples tareas.- Profesional, proactivo, y capaz de trabajar de forma independiente o en equipo.- Fluidez en español. Excelente nivel de inglés (escrito y hablado).- Conocimientos avanzados de MS Word, Excel y PowerPoint.- Apariencia y comportamiento profesional, con confianza en las interacciones presenciales.- Persona calmada, educada, accesible y capaz de comunicarse eficazmente.- Discreta y confiable en el manejo de información confidencial.#J-18808-Ljbffr