Integrado en el equipo de gerencia del centro comercial y reportando directamente al Manager del mismo, se responsabilizará de dar el soporte administrativo adecuado al equipo de gerencia al completo.
Tendrá como principales funciones:
-Recepción y codificación de las facturas relativas al Office Management área
-Seguimiento presupuestario de todas las partidas relativas al office.
-Apoyo en la renegociación de los contratos de proveedores relacionados con las partidas de oficina. (Telefono, fotocopiadora...etc.)
-Responsable del seguimiento presupuestario de las partidas de oficina. Solicitud de las facturas.
-Responsable de la elaboración del informe de afluencias semanales / mensuales según se establezca.
-Contacto y relación con la empresa de mantenimiento del sistema de conteo.
-Responsable de recopilar la información relativa al informe de guardia, coordinación del equipo de todo el equipo y revisión.
-Respuesta inmediata al cliente y con un máximo de 24 horas a cliente interno y externo.
-Organización de citas.
-Organización y reservas de viajes.
-Organización de reuniones, asistir y tomar nota de la minuta, así como distribuirla entre los sujetos implicados.
-Correcta aplicación de la LOPD, búsqueda y contratación de la empresa, seguimiento de la auditoria y futuras actualizaciones.
-Control de guardias y vacaciones de todo el equipo. Actualizar los documentos que están en compartido con toda esta información.
-Comunicaciones generales al equipo.
Tareas administrativas:
-Supervisión de tareas administrativas por parte de recepción.
-Control y responsabilidad de la Petty cash.
-Trámites necesarios para la obtención de documentos de la Comunidad de propietarios.
-Coordinación de peticiones de teléfonos, ordenadores, material informático en general para todo el equipo, reclamación y revisión de facturas de CBRE central.
-Tener las salas en perfecto orden para presentaciones de monthly meeting o propiedad.
-Catering de la oficina y coordinación de eventos.
-Supervisión de la impresión de los Monthly meeting y preparación para la reunión mensual, envío de convocatorias y agenda.
-Labor de apoyo al departamento de marketing en RSC: Responsable de las relaciones con las ONGs que solicitan espacios comunes. Responsabilidad Espacio solidario en el mall.
- Apoyo en tareas administrativas de marketing.
Horario:
Según se establezca en el procedimiento del departamento de Asset Services o se acuerde con el cliente en cuestión. Flexibilidad horaria previamente consensuada con el manager.
Requisitos mínimos:
Capacidad de gestión y organización. Proactividad.
Compromiso con los proyectos en los que se involucre.
Involucración con la compañía.
Nivel de inglés: Alto
Standard incluidos en la descripción del puesto:
Puntualidad
Dar un servicio cortés y profesional siempre.
Mantener buenas relaciones con los inquilinos del Centro Comercial, así como con los proveedores de servicios.
Entender y respetar las políticas y procedimientos de CBRE.
Estudios mínimos:
Formación Profesional / Administrativa
«CBRE está comprometido con la igualdad y no discriminación, por lo que, en coherencia, espera que, en el marco de las presentes relaciones, se respete tal compromiso y se evite cualquier conducta, expresión, referencia o decisión que pudiera lesionar la igualdad pretendida».