Descripción del Puesto
Buscamos una Auxiliar Administrativa y Recepcionista proactivo y organizado que brinde soporte al Centro y al Gerente en sus actividades diarias, ayudándole a optimizar su tiempo y asegurar que sus tareas y proyectos avanzan con eficacia.
Este rol es clave para la coordinación de actividades y la ejecución de tareas administrativas, incluyendo la gestión de la agenda, la preparación de reuniones y la comunicación interna y externa.
El candidato idóneo debe ser un excelente comunicador, con gran capacidad de trabajo organizado y meticuloso.
Responsabilidades
1. Gestión de agenda: Coordinar y organizar la agenda del directivo, incluyendo reuniones, citas, conferencias y eventos.
2. Manejo de comunicaciones: Filtrar y responder llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia en general. Esto puede incluir la redacción de cartas, informes o respuestas a comunicaciones en nombre del directivo.
3. Organización de reuniones: Preparar la logística de reuniones, como reservar salas, enviar invitaciones, preparar materiales y redactar actas o resúmenes.
4. Gestión documental: Organizar, archivar y mantener documentos importantes, tanto en formato digital como físico, asegurando su accesibilidad y confidencialidad.
5. Asistencia en la toma de decisiones: Proporcionar información relevante y realizar investigaciones o recopilación de datos que ayuden al directivo a tomar decisiones informadas.
6. Manejo de la confidencialidad: Gestionar información confidencial con responsabilidad y discreción, protegiendo los intereses de la empresa y del equipo de dirección.
7. Supervisión de suministros y equipo: Garantizar que el directivo y su equipo dispongan de los materiales y recursos necesarios para su trabajo.
8. Apoyo en la elaboración de informes y presentaciones: Ayudar en la creación y edición de documentos de comunicación, presentaciones y reportes.
9. Coordinación interdepartamental: Servir como enlace entre el director y otros departamentos, facilitando la comunicación y el flujo de información dentro de la organización.
10. Gestión de proyectos especiales: A veces, la secretaria puede colaborar en proyectos específicos, gestionando tareas o manteniendo actualizados los cronogramas del proyecto.
Conocimientos y Habilidades
Control y conocimientos paquete Office, en especial Excell.
Control y conocimientos Facturación, contabilidad y tesorería.
Manejo profesional de Camva
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