Asegurar el buen funcionamiento de las actividades de las oficina .- labores administrativas, recepcionar, archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, redactar los reportes correspondientes.
Realizar tareas administrativas y de oficina.- redactar cartas, manejo de correspondencia, organizar archivos en papel o electrónicos y proveer información vía telefónica, atención al correo
Preparar los documentos requeridos para las reuniones por encargo de Gerencia, dar soporte a las actividades que lo requieran.
Asistencia a la Gerencia: con funciones administrativas, agendar, gestionar informes de labores tanto de comunicación interna y externa y sus correspondientes registros
Recepción, administración y distribución de la correspondencia, reportes, para uso Gerencial: en caso de ausencia física de Gerencia le comunica la recepción de la misma, y seguir sus instrucciones
Elaborar, archivar informes, documentos que le sean que le sea encargado por gerencia con las reservas exigidas, puede ser correspondencia recibida físicamente, que deberá ser archivada o documentos y/o ofertas que se archivarán recelosamente.
Apoyo administrativos con los procedimientos y operaciones de Recursos Humanos en la empresa para que ocurran de forma optimizado.- Trámites por necesidades laborales (control y registro de permisos, constancias, comunicaciones de establecimiento de horarios, altas y bajas en la seguridad social, listado de firmas mensuales, vacaciones, licencias por diferentes razones; Ej. maternidad, cursos, .. …)., Control Médico y cumplimiento de requisitos de control de salud exigido por las autoridades, Gestión de formación de personal, organización de cursos.- Información de documentación PRL para acceso a la fábrica.
Ejecución de tareas de control interno, por compras de caja chica, facturación de proveedores, ·Compras al menudeo.- Solicitud del importe requerido a Gerencia, ·Suministrar a Asistente de compras el importe requerido para el pago de diferentes adquisiciones, Liquidación del gasto realizado con la factura del bien comprado para el visto bueno de Gerencia cada 15 días, Emisión de reporte de gastos incurridos, Cálculo de saldo al cierre de cada mes
Pago de servicios diversos servicios mensuales: Luz, Agua, Teléfono, Internet …, proceder con el llamado a licitación para lograr mejoras económicas y de atención de estos servicios: luz, agua, teléfono, internet, alquileres, servicios de limpieza … u algún otro servicio requerido en las oficinas.
Manejo de correspondencia: recepción: todo documento y/o correspondencia y/o encomienda que llegue, será recepcionada y distribuída solamente según indicación de gerencia más envío: todo documento y/o correspondencia y/o encomiendas que deba ir fuera de las instalaciones de la empresa solo podrá ser despachada según indicación de gerencia,
Central telefónica.- atención de toda las llamadas entrantes y derivarlas a quien corresponda (filtrar llamadas según indicación de gerencia),
Comunicaciones: Correos, mensajerías: estos servicios serán canalizados según indicación de gerencia
Gestión de agendas.
Investigar o realizar alguna tarea y/o encargos de la jefatura inmediata por internet u otros medios electrónicos
Conocer las prioridades de la empresa para poder dar mayor o menos relevancia a los trabajos y poder priorizar los pendientes encargados por su jefatura.
Manejo de documentación y cronograma por gestiones especializadas ante entidades municipales, gubernamentales dando curso a todo trámite que sean encargados por Gerencia
Suministros a su cargo.- útiles de oficina, Sistemas – (suministros y repuestos de cómputo como toner, mouse, papel para imprimir, .., Mobiliario de Oficina, Consumos de Personal: agua, infusiones,.. Material de Limpieza de oficinas y planta:, lavavajillas, Implementos para Cafetería y Comedor: hervidor, cubierto, menaje ,.. - Mantener en lugar seguro que permita su conservación de los mismo