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Job Details
1) Propósito del puesto
Brindar soporte administrativo integral a la operación de Alcura, asegurando el registro oportuno y correcto de la información, el control documental, la coordinación de requerimientos internos y externos, y el seguimiento de procesos administrativos vinculados a servicios, clientes, proveedores y la gestión operativa diaria, contribuyendo al cumplimiento de SLA, políticas internas y normativas aplicables.
2) Responsabilidades principales
Administración y control documental
* Gestionar y mantener actualizados archivos físicos y digitales: órdenes de servicio, guías de despacho/recepción, actas, formularios, respaldos y documentación asociada.
* Verificar completitud y consistencia de documentos (fechas, firmas, folios, códigos, lotes/series si aplica), levantando alertas ante diferencias.
* Preparar documentación para auditorías internas/externas y asegurar trazabilidad documental según procedimiento.
Registro de información y soporte a la operación
* Ingresar, actualizar y validar datos en sistemas (ERP/WMS/CRM o plataformas internas): solicitudes, movimientos, servicios realizados, incidencias, devoluciones, etc.
* Elaborar reportes periódicos (diarios/semanales/mensuales) de operación y administración: pendientes, estatus de casos, cumplimiento, tiempos, y/o cierre de servicios.
* Dar seguimiento a tickets/casos (reclamos, incidencias, re-agendamientos), coordinando con áreas operativas para su resolución.
Coordinación y atención de clientes internos/externos
* Actuar como punto de contacto administrativo para consultas y requerimientos de clientes, proveedores y equipo interno.
* Coordinar agendas de retiro/entrega/visitas (si aplica), confirmaciones y comunicaciones formales (correo/portal).
* Asegurar un servicio oportuno y profesional, con registro de interacciones y compromisos.
Facturación, control de gastos y soporte a compras (si aplica)
* Apoyar el flujo de facturación: revisión de servicios respaldados, validación contra órdenes/contratos, y coordinación de correcciones.
* Solicitar cotizaciones, gestionar órdenes de compra (OC), recepción de facturas y seguimiento de pagos según proceso.
* Mantener control de gastos menores/viáticos/caja chica conforme a políticas.
Cumplimiento y mejora continua
* Cumplir políticas de calidad, seguridad, confidencialidad y protección de datos.
* Proponer mejoras en formatos, controles y flujos administrativos para reducir errores y tiempos.
* Apoyar capacitaciones internas en procedimientos administrativos cuando se requiera.
3) Actividades clave (día a día)
* Revisión de correos/portales y priorización de solicitudes.
* Registro y actualización de servicios/movimientos en sistema.
* Control y envío de documentación de respaldo.
* Seguimiento de pendientes con operación, logística, calidad y finanzas.
* Emisión de reportes y actualización de indicadores del área.
4) Indicadores de desempeño (KPIs sugeridos)
* Exactitud de registros (errores por volumen procesado).
* Cumplimiento de plazos (SLA de respuesta y cierre administrativo).
* Pendientes vencidos (backlog administrativo).
* Documentación completa a la primera (% sin reprocesos).
* Tiempo de ciclo (desde solicitud a cierre administrativo).
* Satisfacción de cliente interno/externo (si se mide).
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5) Requisitos del cargo
Formación y experiencia
* Técnico nivel medio/superior o carrera afín: Administración, Logística, Contabilidad, Comercio, o similar.
* Experiencia: 1–3 años en roles administrativos (ideal en logística/operaciones/salud/farma).
Conocimientos técnicos
* Excel intermedio (tablas dinámicas, filtros, fórmulas básicas como BUSCARX/ÍNDICE+COINCIDIR o equivalentes).
* Manejo de ERP/WMS/CRM o sistemas de gestión (deseable).
* Redacción de correos formales y elaboración de reportes.
* Control documental y trazabilidad (deseable en entornos regulados).
Competencias conductuales
* Orden y atención al detalle.
* Comunicación clara y orientación al cliente.
* Capacidad de priorización y manejo de múltiples requerimientos.
* Trabajo en equipo y colaboración inter-áreas.
* Proactividad y enfoque en solución de problemas.
* Confidencialidad y criterio.
6) Condiciones / entorno de trabajo (si aplica)
* Trabajo en oficina y coordinación con operación (bodega, planta, ruta, etc.).
* Uso frecuente de computador, teléfono, correo y plataformas internas.
* Eventual apoyo en cierre de mes/auditorías con mayor carga administrativa.
7) Alcances y límites de autoridad (para claridad)
* Puede coordinar información y plazos con áreas internas/externas, solicitar correcciones documentales y proponer mejoras.
* No aprueba pagos/OC/condiciones comerciales salvo delegación formal.
* No modifica parámetros maestros de sistemas sin autorización.
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