Misión del Puesto
Garantizar la excelencia operativa de la oficina mediante una gestión proactiva de proveedores y un soporte estratégico a la dirección, actuando como el nexo principal que asegure un flujo de trabajo eficiente y una imagen corporativa impecable.
¿De qué responsabilidades y tareas te vas a encargar?
Gestión de Oficina y Edificio (Office Management)
- Supervisión del Facility Management: Coordinar el mantenimiento, limpieza, suministros y seguridad del edificio.
- Relación con Proveedores: Negociación y seguimiento de contratos (catering, mensajería, papelería, servicios técnicos).
- Ambiente de Trabajo: Asegurar que la oficina sea un espacio funcional, ordenado y que refleje la cultura de Gigas.
Soporte a Dirección (Executive Support)
- Gestión de Agendas: Coordinación de reuniones complejas, comités de dirección y gestión de prioridades de los ejecutivos.
- Logística de Viajes: Organización integral de desplazamientos nacionales e internacionales (vuelos, hoteles, visados, itinerarios).
- Preparación de Materiales: Apoyo en la elaboración de presentaciones, actas de reuniones y gestión de documentación confidencial.
Coordinación y Eventos
- Onboarding: Coordinación logística para la incorporación de nuevos empleados (puestos de trabajo, accesos, etc.).
- Eventos Corporativos: Organización de reuniones de equipo, eventos internos y visitas institucionales.
Requisitos mínimos
- Ciclo Formativo de Grado Medio / Superior en Asistencia a la Dirección o Administración y Finanzas o Gestión Administrativa.
- Mínimo 3-5 años en roles similares (Office Manager o Executive Assistant) en entornos dinámicos o tecnológicos.
- Dominio experto de herramientas de productividad (Ofimática, herramientas colaborativas, herramientas de gestión de gastos).
- Dominio del inglés.
¿Con qué competencias nos gustaría que contaras?
- Sensibilidad para prestar sobresaliente servicio al cliente externo.
- Atención a los detalles para garantizar minimizar errores.
- Capacidad de planificación de proyectos y tareas y mucha organización.
- Sentido de urgencia.
- Capacidad para anticipar problemas antes de que ocurran.
- Manejo impecable de información sensible.
- Resolución de problemas.
- Trabajo en equipo.
- Habilidad para expresarse y comunicar efectivamente de forma oral y escrita.
¿Qué ofrecemos?
- Contrato indefinido.
- Retribución compuesta por fijo y variable.
- Horario de oficina con flexibilidad en la entrada y salida.
- Modalidad de trabajo híbrida. (2 días en remoto y 3 en oficina)
- Plan de Retribución Flexible con Cobee.
- Muy buen ambiente de trabajo.