¿Te gustaría trabajar como Administrativo/a? Si es así, ¡Felicidades! Has llegado al lugar adecuado.
Responsabilidades
* Soporte en la Planificación y Coordinación:
Colaboración en la planificación de proyectos: Apoyar en la creación de cronogramas, calendarios y distribución de tareas.
Elaboración de actas: Tomar notas durante reuniones, generar actas y asegurar la correcta distribución de las mismas.
* Gestión de Documentación:
Control documental: Organizar, almacenar y gestionar la documentación relacionada con los proyectos (contratos, informes, cronogramas, etc.).
Actualización de archivos: Asegurarse de que todos los documentos del proyecto estén actualizados en las plataformas correspondientes.
Control de versiones: Supervisar que se mantengan las versiones más recientes de documentos y controlar el historial de cambios.
* Reportes y Seguimiento:
Elaboración de reportes: Preparar informes de avance, reportes de riesgos, indicadores clave de desempeño (KPI) y resultados financieros para la dirección y los equipos.
Monitoreo de hitos y entregables: Asegurar que los hitos se cumplan de acuerdo con el cronograma y llevar un seguimiento del progreso de los entregables.
* Gestión de Recursos:
Asignación de recursos: Ayudar en la coordinación y gestión de los recursos humanos y materiales necesarios.
Control de gastos y presupuestos: Llevar un seguimiento del presupuesto del proyecto, controlando los costos y asegurando el cumplimiento de los límites financieros establecidos.
* Soporte en las Herramientas de Gestión:
Manejo de herramientas de gestión de proyectos: Dominar plataformas como Jira, Power BI, o cualquier herramienta que utilice la SMO para coordinar y hacer seguimiento de las tareas.
Capacitación: Ofrecer soporte o capacitación a los miembros del equipo en el uso de estas herramientas.
* Gestión de Contratos y Proveedores:
Seguimiento de contratos: Asegurar que los contratos con proveedores y socios estén actualizados y cumplir con los plazos de entrega acordados.
Relación con proveedores: Mantener contacto con proveedores y gestionar sus necesidades en relación con el proyecto.
* Comunicación y Atención a Consultas:
Facilitar la comunicación: Ser el punto de contacto entre los equipos de proyecto, la dirección, los clientes y otros stakeholders.
Atención a consultas: Resolver dudas operativas o canalizar solicitudes al área correspondiente.
* Control de Calidad:
Revisión de procedimientos: Asegurarse de que los procesos y metodologías del proyecto se estén siguiendo conforme a los estándares de calidad de la SMO.
Auditoría interna: Participar en auditorías internas del proyecto para verificar el cumplimiento de las normativas establecidas.
Requisitos
Nivel avanzado de Office (Excel).
Valorable conocimiento de las herramientas Jira y/o Power BI.
Información Adicional
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