1. MISION
Realizar todas las tareas administrativas necesarias, de acuerdo con los procedimientos definidos, brindando un servicio de soporte eficiente a los grupos de interés internos y externos de la empresa.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
* Redactar y enviar correos electrónicos, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios;
* Ser el punto de contacto para los miembros del equipo, así como para los clientes / proveedores externos, asegurándose de que sean atendidos por teléfono, correo electrónico u otro medio de comunicación y recuperen la información necesaria;
* Gestionar el calendario de reuniones asegurándose de que se proporciona la asistencia necesaria - reservas, salas de reuniones, etc. - en función de las necesidades (reuniones internas, reuniones de ciclo, congresos);
* Ayudar en viajes, alojamiento y necesidades de alquiler de automóviles;
* Preparar presentaciones y ayudar con la traducción;
* Brindar apoyo, cuando sea necesario, en temas de recursos humanos: gestión de flotas de automóviles, nómina, etc .;
* Ser responsable del proceso de la orden de compra (Insertar y proporcionar órdenes / solicitudes de compra en el Sistema), incluido el trato con los proveedores y asegurarse de que las perspectivas financieras y contables estén de acuerdo con los procedimientos del Grupo;
* Gestionar el procedimiento de contratos / acuerdos, relacionados con campañas o eventos promocionales y médicos, cuando corresponda;
* Asesorar y capacitar a sus compañeros sobre las mejores prácticas comerciales;
* Manejar y enviar mapas de gastos y comprobantes de empleados;
* Actualizar, mantener y seguir las políticas y procedimientos de la oficina;
3. REQUISITOS Y CALIFICACIONES
* Experiencia previa de al menos 3 años en un puesto similar;
* Conocimientos prácticos sobre el manejo de dispositivos de oficina de TI, como impresoras y máquinas de fax;
* Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas;
* Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular);
* Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar el trabajo;
* Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal;
* Fluidez en inglés (escrito y hablado);
* Atención a los detalles y habilidades para la resolución de problemas;
* Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas.
4.PERFIL DE COMPETENCIAS
Orientación a negocio Orientado al cliente Innovación Planificación y Organización Busqueda de Excelencia Trabajo en Equipo Y Colaboracion Conocimiento Técnico
5. OTHERS
Responsabilidades de cumplimiento (si corresponde)
* Controlar la recogida de información y documentos de los eventos y su estado.
ÚNETE A BIAL
Para conocer más sobre BIAL, visítenos en y síganos en LinkedIn y Facebook