Integrado en el equipo de gerencia del centro comercial y reportando directamente al Manager del mismo, se responsabilizará de dar el soporte administrativo adecuado al equipo de gerencia al completo.Principales funciones:
Recepción y codificación de las facturas relativas al Office Management área.Seguimiento presupuestario de todas las partidas relativas al office.Apoyo en la renegociación de los contratos de proveedores relacionados con las partidas de oficina (teléfono, fotocopiadora, etc.).Responsable del seguimiento presupuestario de las partidas de oficina y solicitud de facturas.Elaboración del informe de afluencias semanales/mensuales según se establezca.Contacto y relación con la empresa de mantenimiento del sistema de conteo.Recopilación de información para el informe de guardia, coordinación y revisión del equipo.Respuesta inmediata a clientes y en un máximo de 24 horas a clientes internos y externos.Organización de citas y reservas de viajes.Organización de reuniones, toma de notas y distribución de minutas.Aplicación correcta de la LOPD, contratación y seguimiento de auditorías de la empresa encargada.Control de guardias y vacaciones del equipo, actualización de documentos compartidos.Comunicación general al equipo.Tareas administrativas:
Supervisión de tareas administrativas en recepción.Control y responsabilidad de Petty Cash.Gestión de trámites para documentos de la comunidad de propietarios.Coordinación de solicitudes de tecnología y revisión de facturas de CBRE central.Mantenimiento del orden en salas para reuniones y presentaciones.Catering y coordinación de eventos.Supervisión de impresión y preparación de reuniones mensuales, envío de convocatorias y agendas.Apoyo en tareas administrativas de marketing y RSC, incluyendo relaciones con ONGs y gestión del espacio solidario.Horario:
Según procedimiento del departamento de Asset Services o acuerdo con el cliente, con flexibilidad horaria previa aprobación del manager.Requisitos mínimos:
Capacidad de gestión y organización.Proactividad y compromiso con los proyectos.Involucración con la empresa.Alto nivel de inglés.Estándares del puesto:
Puntualidad y servicio cortés y profesional.Buenas relaciones con inquilinos y proveedores.Respeto a políticas y procedimientos de CBRE.Formación mínima:
Formación profesional o administrativa.CBRE promueve la igualdad y no discriminación, esperando que se respeten estos principios en todas las relaciones laborales.
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