Our client, a growing company in the service sector, is looking for an Administrative Assistant to join their team in Vigo, Galicia, ES. The ideal candidate will be organized, proactive and able to manage a wide range of administrative tasks to ensure the smooth daily operation of the office. This role is essential to support our teams and maintain daily operational efficiency.
Asistente Administrativo Polivalente
Responsabilidades Principales
* Gestionar la agenda de directivos y coordinar reuniones, citas y viajes.
* Atender y filtrar llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia general.
* Recibir y atender a visitantes, proporcionando una imagen profesional de la empresa.
* Organizar y mantener el archivo de documentos físicos y digitales de la oficina.
* Preparar informes, presentaciones y otros documentos administrativos según sea necesario.
* Gestionar la logística de la oficina, incluyendo el control de suministros y material de oficina.
* Apoyar en la gestión de facturas, pedidos y otros trámites administrativos y financieros básicos.
* Colaborar en la organización de eventos internos y externos.
* Dar soporte a diferentes departamentos en tareas administrativas puntuales.
* Actualizar bases de datos de clientes y proveedores.
* Asegurar el cumplimiento de los procedimientos administrativos internos.
* Gestionar la correspondencia entrante y saliente.
Requisitos del Puesto
* Experiencia demostrable de al menos 2 años en puestos de asistente administrativo o recepcionista.
* Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
* Dominio de ofimática: Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Habilidad para gestionar múltiples tareas y prioridades simultáneamente.
* Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
* Proactividad, discreción y capacidad para trabajar de forma autónoma.
* Conocimientos básicos de contabilidad o finanzas serán valorados.
* Nivel de inglés intermedio (B1) es un plus.
* Estudios de Formación Profesional en Administración o similar.
* Actitud positiva y orientada al servicio.
Este puesto ofrece la oportunidad de formar parte de un equipo dinámico y de crecer profesionalmente en el área administrativa. Ofrecemos un contrato indefinido, salario competitivo y un excelente ambiente de trabajo en nuestras oficinas de Vigo.
Asistente Administrativo Financiero
Responsabilidades Clave
* Apoyo en la gestión de la contabilidad general: registro de facturas de proveedores y clientes, conciliaciones bancarias.
* Elaboración y seguimiento de facturas, control de vencimientos y recordatorios de pago.
* Colaboración en la preparación de informes financieros mensuales y trimestrales.
* Gestión de tesorería: control de caja, pagos a proveedores, y gestión de anticipos.
* Mantenimiento y actualización de bases de datos financieras y de clientes.
* Archivo y organización de documentación contable y fiscal.
* Atención telefónica y por correo electrónico a consultas de clientes y proveedores relacionadas con facturación y pagos.
* Colaboración en la preparación de la documentación para auditorías externas.
* Soporte administrativo general a otros departamentos según sea necesario.
* Verificación y procesamiento de notas de gastos del personal.
* Colaboración en la gestión de inventarios y control de activos fijos.
* Asistencia en la elaboración de presupuestos y previsiones financieras.
Requisitos del Puesto
* Formación Profesional de Grado Medio o Superior en Administración y Finanzas o similar.
* Experiencia demostrable de al menos 2 años en puestos similares, preferiblemente en entornos financieros o contables.
* Dominio avanzado de Microsoft Excel (tablas dinámicas, fórmulas).
* Conocimiento de software de contabilidad (ej. Sage, SAP Business One, Contaplus).
* Excelentes habilidades de comunicación y organización.
* Capacidad para trabajar de forma autónoma y cumplir plazos.
* Persona metódica, responsable y con alta capacidad de resolución de problemas.
* Se valorará positivamente el conocimiento de inglés.
Ofrecemos la oportunidad de formar parte de una empresa sólida, con un ambiente de trabajo profesional y la posibilidad de desarrollo dentro del área financiera. La jornada será completa, de lunes a viernes.
Asistente Administrativo/a Junior
Tus principales funciones serán:
* Apoyar al equipo administrativo en tareas diarias como la gestión de correspondencia, archivo y digitalización de documentos.
* Coordinar la logística de reuniones, incluyendo la reserva de salas, preparación de materiales y toma de notas si es necesario.
* Gestionar y organizar agendas, programando citas y recordatorios para el personal clave.
* Asistir en la preparación de presentaciones, informes y otros documentos.
* Realizar tareas de introducción de datos y mantenimiento de bases de datos.
* Atender llamadas telefónicas y gestionar consultas básicas de forma profesional.
* Colaborar en la organización de eventos internos o externos.
* Ayudar en la gestión de suministros de oficina y otros recursos.
* Participar en proyectos específicos según las necesidades del departamento.
* Aprender y aplicar los procedimientos y políticas de la empresa.
Perfil buscado
* Recién graduado/a en Formación Profesional (FP) de Grado Superior en Administración y Finanzas, Secretariado o similar, o estudiante universitario/a en las etapas finales de carreras afines.
* Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
* Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Buena capacidad de comunicación verbal y escrita.
* Actitud proactiva, con ganas de aprender y asumir nuevas responsabilidades.
* Atención al detalle y precisión en la realización de tareas.
* Capacidad para trabajar en equipo y seguir instrucciones.
* Disponibilidad para trabajar a tiempo completo o parcial (según se acuerde) en nuestras oficinas de Vigo.
* Se valorará positivamente el conocimiento de idiomas.
Esta es una oportunidad fantástica para ganar experiencia profesional invaluable y desarrollar tus habilidades administrativas en un entorno de trabajo estimulante. ¡Aplica hoy y da el primer paso en tu carrera!
Asistente Administrativo Avanzado
Responsabilidades Principales
* Gestionar y coordinar agendas complejas, programando reuniones, citas y videoconferencias.
* Organizar viajes nacionales e internacionales, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte.
* Preparar y editar documentos, presentaciones, informes y correspondencia con alta precisión.
* Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos, filtrando y dirigiendo la comunicación adecuadamente.
* Organizar y mantener sistemas de archivo eficientes, tanto físicos como digitales.
* Gestionar la preparación de salas de reuniones, incluyendo la disposición de equipos audiovisuales y catering.
* Apoyar en la gestión de proyectos y seguimiento de tareas, asegurando el cumplimiento de plazos.
* Realizar tareas de apoyo logístico para eventos internos y externos.
* Procesar facturas y gestionar gastos, asegurando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
* Actuar como punto de contacto para consultas internas y externas, resolviendo problemas de manera proactiva.
* Mantener la confidencialidad de la información sensible tratada.
Cualificaciones Requeridas
* Formación Profesional Grado Superior en Administración, Secretariado o similar.
* Experiencia mínima de 3 años como Asistente Administrativo, Secretario/a de Dirección o un rol similar.
* Dominio avanzado del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
* Gran atención al detalle y precisión en el trabajo.
* Capacidad probada para gestionar múltiples tareas y prioridades en un entorno de ritmo rápido.
* Habilidades de comunicación verbal y escrita excelentes.
* Nivel de inglés intermedio-alto (B2), capaz de mantener conversaciones y redactar correos electrónicos.
* Discreción y profesionalidad en el manejo de información confidencial.
* Proactividad y capacidad para trabajar de forma autónoma.
* Conocimiento de herramientas de gestión de proyectos o bases de datos es un plus.
Esta es una oportunidad para un profesional administrativo dinámico y organizado que busca un rol de apoyo clave en nuestra sede de Vigo. Ofrecemos un entorno de trabajo profesional y la posibilidad de teletrabajo parcial para mejorar la conciliación.
Asistente Administrativo de Dirección
Responsabilidades Principales
* Gestionar y coordinar agendas complejas, programando reuniones, citas y videoconferencias.
* Organizar viajes nacionales e internacionales, incluyendo reservas de vuelos, hoteles y transporte.
* Preparar y editar documentos, presentaciones, informes y correspondencia con alta precisión.
* Atender llamadas telefónicas y correos electrónicos, filtrando y dirigiendo la comunicación adecuadamente.
* Organizar y mantener sistemas de archivo eficientes, tanto físicos como digitales.
* Gestionar la preparación de salas de reuniones, incluyendo la disposición de equipos audiovisuales y catering.
* Apoyar en la gestión de proyectos y seguimiento de tareas, asegurando el cumplimiento de plazos.
* Realizar tareas de apoyo logístico para eventos internos y externos.
* Procesar facturas y gestionar gastos, asegurando el cumplimiento de las políticas de la empresa.
* Actuar como punto de contacto para consultas internas y externas, resolviendo problemas de manera proactiva.
* Mantener la confidencialidad de la información sensible tratada.
Requisitos del Puesto
* Formación Profesional Grado Superior en Administración, Secretariado o similar.
* Experiencia mínima de 3 años como Asistente Administrativo, Secretario/a de Dirección o un rol similar.
* Dominio avanzado del paquete Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
* Gran atención al detalle y precisión en el trabajo.
* Capacidad probada para gestionar múltiples tareas y prioridades en un entorno de ritmo rápido.
* Habilidades de comunicación verbal y escrita excelentes.
* Nivel de inglés intermedio-alto (B2), capaz de mantener conversaciones y redactar correos electrónicos.
* Discreción y profesionalidad en el manejo de información confidencial.
* Proactividad y capacidad para trabajar de forma autónoma.
* Conocimiento de herramientas de gestión de proyectos o bases de datos es un plus.
Este puesto híbrido combina la posibilidad de trabajar desde la oficina con flexibilidad para teletrabajo, promoviendo un equilibrio entre la vida personal y profesional.
Asistente Administrativo de Prácticas
Tus responsabilidades incluirán:
* Asistir en la gestión de la correspondencia, incluyendo correos electrónicos, llamadas telefónicas y correo postal.
* Programar citas, reuniones y gestionar calendarios para el personal.
* Preparar y distribuir documentos, informes y presentaciones.
* Ayudar en la organización y el mantenimiento de archivos físicos y digitales.
* Realizar tareas de entrada de datos y asegurar la precisión de la información.
* Apoyar al equipo en la gestión de proyectos, incluyendo la investigación y la recopilación de información.
* Atender las consultas de clientes o empleados de manera profesional.
* Colaborar con otros miembros del equipo en diversas tareas administrativas según sea necesario.
* Ayudar en la preparación de salas de reuniones y la organización de eventos internos.
* Familiarizarse con los procedimientos y políticas de la empresa.
* Proporcionar apoyo en la gestión de suministros de oficina y realizar pedidos si es necesario.
* Contribuir a un ambiente de trabajo positivo y colaborativo.
Requisitos:
* Actualmente matriculado/a en un programa de estudios superiores (grado, máster, formación profesional) en Administración de Empresas, Secretariado, Gestión o un campo relacionado.
* Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español.
* Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Gran atención al detalle y habilidades organizativas.
* Capacidad para priorizar tareas y gestionar múltiples responsabilidades.
* Actitud proactiva, con ganas de aprender y asumir nuevas tareas.
* Habilidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
* Comprensión de los principios básicos de oficina y administración.
* Se valorará conocimiento de herramientas de gestión de proyectos o software de CRM.
* Disponibilidad para un horario híbrido, alternando entre trabajo en oficina y remoto.
Esta práctica profesional ofrece una valiosa experiencia en un entorno corporativo moderno y de apoyo en Vigo, Galicia, ES.
#J-18808-Ljbffr