El puesto se ubica en las oficinas corporativas de Tradebe en Sant Joan Despí (Barcelona), con la misión de dar apoyo a Accionistas, Consejo y Alta Dirección, además de brindar soporte a la función legal, realizando tareas administrativas en un ámbito especializado bajo la supervisión de un abogado/a.
Responsabilidades como Executive Assistant:
* Elaborar y gestionar el calendario anual, incluyendo cambios.
* Preparar sesiones de EXCOM / Junta, incluyendo el envío de convocatorias, invitaciones, enlaces, preparación de salas, gestión de documentación y asistencia en incidencias.
* Controlar agendas y gestionar viajes del equipo de EXCOM.
* Coordinar reuniones internas y externas.
* Preparar y recopilar documentación necesaria, como procesos de Due Diligence, impresión y encuadernación.
* Gestionar gastos.
* Administrar agendas y contactos.
* Gestionar la correspondencia postal: recepción, filtrado, reparto, y preparación de envíos mediante mensajero, incluyendo certificados y paquetes.
* Realizar tareas de soporte adicional, como reservas en restaurantes, taxis, peticiones de catering, gestión de incidencias o compras de material.
* Atender necesidades particulares del Family Office.
Responsabilidades como Legal Assistant:
* Realizar gestiones ante registros mercantiles, de propiedad, marcas y organismos públicos o juzgados.
* Coordinar con notarías para organización de firmas.
* Gestionar documentación y archivo legal.
* Preparar documentos, plantillas y gestionar firmas electrónicas.
* Apoyar en revisiones normativas internas, programas de cumplimiento y prevención de riesgos penales, así como en protección de datos.
* Brindar soporte en auditorías externas, entregando la documentación requerida.
* Solicitar y controlar presupuestos de asesores externos y organizar procesos de licitación cuando sea necesario.
* Gestionar traducciones.
* Preparar documentos MIP & STAR Letters (cartas individuales).
* Manejar SAP y Microsoft Office.
* Conocer y gestionar herramientas como Docusign / Signature y otras plataformas de gestión documental.
Beneficios:
* Jornada laboral de 30 horas semanales.
* Oportunidad de trabajar en una empresa en crecimiento que impulsa la sostenibilidad.
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Tradebe se compromete a garantizar procesos de selección basados en méritos y capacidades, libres de sesgos por edad, género, orientación sexual, religión o nacionalidad. Creemos en la igualdad de oportunidades y trabajamos para promoverla.
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