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Asistente de Gestión Documental
Buscamos un/a Asistente de Gestión Documental diligente y organizado/a para unirse a nuestro equipo, con la posibilidad de trabajar de forma remota. Este puesto es completamente remoto. Su principal responsabilidad será asegurar la correcta organización, archivo, clasificación y mantenimiento de toda la documentación interna y externa de la empresa. Jugará un papel vital en la eficiencia operativa, garantizando que la información crítica sea accesible y esté segura. Valoramos la precisión y la confidencialidad en este rol.
Responsabilidades y Tareas
- Recepción, registro y clasificación de toda la correspondencia y documentos entrantes.
- Digitalización y escaneo de documentos físicos.
- Organización y mantenimiento del sistema de archivo digital y físico, asegurando una estructura lógica y fácil de consultar.
- Indexación y etiquetado de documentos para facilitar su recuperación.
- Verificación de la exactitud y completitud de los documentos.
- Gestión de la eliminación segura de documentos obsoletos de acuerdo con las políticas de retención.
- Colaboración con otros departamentos para asegurar que la documentación relevante esté actualizada y accesible.
- Asistencia en la preparación de paquetes de documentos para auditorías o proyectos específicos.
- Mantenimiento de registros precisos de la actividad de archivo.
- Sugerir e implementar mejoras en los procesos de gestión documental.
Cualificaciones Necesarias
- Experiencia previa (mínimo 1 año) en administración, archivo o gestión documental.
- Excelentes habilidades organizativas y de atención al detalle.
- Dominio de herramientas de ofimática (Microsoft Office, Google Workspace) y software de escaneo.
- Familiaridad con sistemas de gestión documental (DMS) o bases de datos.
- Capacidad para trabajar de forma autónoma y gestionar su tiempo eficazmente en un entorno remoto.
- Habilidades de comunicación efectivas, tanto escritas como verbales.
- Compromiso con la confidencialidad y la seguridad de la información.
- Se valorará formación profesional en administración, secretariado o áreas afines.
- Debe contar con un espacio de trabajo adecuado y conexión a internet estable para realizar el trabajo de forma remota.
Esta es una excelente oportunidad para alguien que busca un rol administrativo que se pueda realizar completamente desde casa. Ofrecemos un entorno de trabajo colaborativo y la posibilidad de contribuir significativamente a la eficiencia de la empresa. Su dedicación a la precisión y el orden será fundamental para nuestro éxito.
Aunque el puesto es remoto, la coordinación general del equipo se centra en la región de Pamplona, Navarre, ES.
Especialista en Gestión Documental y Procesos Administrativos
Estamos buscando un Especialista en Gestión Documental y Procesos Administrativos altamente organizado y meticuloso para unirse a nuestro equipo en Pamplona, Navarre. Este rol es fundamental para garantizar la eficiencia operativa y la integridad de la información dentro de la organización. Serás responsable de implementar y mantener sistemas de gestión documental, asegurando que todos los documentos estén debidamente catalogados, archivados y accesibles.
Responsabilidades
- Diseñar, implementar y mantener sistemas eficientes de gestión documental (digital y físico).
- Asegurar el cumplimiento de las políticas de archivo y retención de documentos.
- Procesar y organizar la documentación de entrada y salida, asegurando su correcta distribución.
- Optimizar y estandarizar procesos administrativos para mejorar la eficiencia operativa.
- Colaborar en la elaboración de manuales de procedimientos y guías de trabajo.
- Gestionar bases de datos internas y realizar seguimiento de expedientes.
- Ofrecer soporte administrativo general a los departamentos.
- Mantener la confidencialidad de la información sensible.
- Capacitar al personal en el uso de los sistemas de gestión documental y los procedimientos establecidos.
- Realizar auditorías internas periódicas para verificar la correcta aplicación de los procesos.
- Participar en proyectos de mejora continua enfocados en la eficiencia administrativa.
Administrativo/a – Gestión documental y tramitación de expedientes
En SII Group Spain estamos creciendo en el sector público y buscamos talento para apoyar en tareas de gestión documental, administrativa y tramitación de expedientes, especialmente vinculados a subvenciones y procedimientos administrativos.
Requisitos
- FP Superior en Administración o estudios básicos con experiencia administrativa demostrable.
- Al menos 5 años de experiencia en administración.
- 5 años en tramitación de subvenciones y gestión administrativa.
- Experiencia reciente trabajando con organismos públicos o programas de subvenciones.
- Manejo de gestores documentales, digitalización y ordenación de expedientes.
- Conocimiento de LGS (Ley General de Subvenciones) y LPAC (Ley de Procedimiento Administrativo Común).
Funciones principales
- Gestión y organización de documentación administrativa.
- Tramitación y seguimiento de expedientes.
- Preparación y revisión de documentación de subvenciones.
- Registro, digitalización y archivo documental.
- Apoyo en procesos administrativos vinculados a organismos públicos.
Contrato indefinido, brindándote seguridad y confianza en tu futuro profesional.
Metodología SmartWorking y oportunidades de teletrabajo, con horarios flexibles y días intensivos los viernes y durante todo el mes de agosto.
Retribución flexible: seguro de salud, tickets de comida, transporte, guardería, plataformas de bienestar (WellHub), entre otros.
Beneficios internos: gimnasio, pista de pádel, rocódromo, Coffee Corner, acceso a cursos de Coursera, formación AdHoc e idiomas, programas de coaching y mentoring, convenios con asociaciones e instituciones de ingeniería.
Proyección de futuro y estabilidad en una compañía con más de 16.000 profesionales en 20 países.
Sobre la Empresa
SII Group Spain forma parte de SII Group, con servicios de IT, Ingeniería y Consultoría que impulsan la transformación digital en múltiples industrias. La empresa se guía por los pilares estratégicos: Growth, People & ESG, y cuenta con la certificación Great Place to Work.
Horario y Beneficios Adicionales
Jornada intensiva los viernes y durante todo el mes de agosto; posibilidad de optimizar tu tiempo libre y equilibrar tu vida laboral.
En nuestra sede de la Agencia West, contarás con instalaciones de bienestar. También podrás seguir creciendo a través de la IT&Engineering; Academy, licencias de Coursera, formación AdHoc y cursos de idiomas.
Contacto
Para más información y aplicar, por favor envía tu CV a la dirección de correo electrónico correspondiente.
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