Puesto: Administrative Assistant (Asistente Administrativo)
Lugar de trabajo: Barcelona, España
El papel del Asistente Administrativo es proporcionar un apoyo administrativo de alta calidad tanto a los clientes internos como externos de la región, y mantener una comunicación sólida entre la oficina de Barcelona y otras oficinas globales. El puesto combina tareas administrativas con algunas funciones de asistente ejecutivo, incluyendo la gestión de agendas y el apoyo a los gerentes. El Asistente Administrativo lleve a cabo sus responsabilidades con profesionalismo, flexibilidad y minuciosidad, garantizando que la oficina funcione sin problemas y de manera eficiente en todo momento.
Oficina y Recepción:
* Gestionar las operaciones diarias de la oficina y actuar como principal contacto para proveedores y suministradores.
* Recibir y dar la bienvenida a los visitantes de manera profesional.
* Operar el sistema telefónico, incluyendo filtrar llamadas y distribuir mensajes.
* Distribuir la correspondencia entrante y gestionar los envíos salientes de forma rentable.
* Garantizar que la oficina esté ordenada, limpia, equipada y en funcionamiento en todo momento.
* Solicitar y mantener el stock de suministros de oficina (papelería, bebidas, equipos).
Apoyo Administrativo:
* Organizar viajes y alojamiento para los empleados de acuerdo con la política de la empresa.
* Asistir con las reservas de viaje para gerentes y empleados, incluyendo la elaboración de informes mensuales.
* Mantener actualizados los calendarios de Outlook con reuniones, conferencias y sesiones de formación.
* Coordinar las agendas del personal y distribuir mensajes cuando los compañeros estén ausentes.
* Preparar salas de reuniones y refrigerios para reuniones, seminarios y eventos de formación.
* Reservar y coordinar seminarios, sesiones de formación y eventos de empresa.
* Proporcionar apoyo administrativo en eventos y asistir a los eventos cuando sea necesario.
* Levantar acta de reuniones.
* Organizar eventos internos como reuniones de equipo y actividades para el personal.
* Facilitar la coordinación de materiales de marketing, incluyendo localización y traducciones preliminares.
* Apoyar la organización y coordinación de sesiones de formación.
* Coordinar con Finanzas las órdenes de compra, facturas y pagos a proveedores.
* Proporcionar apoyo administrativo de ventas, incluyendo informes, documentación de licitaciones y la actualización de registros y datos de clientes.
* Mantener y actualizar bases de datos, archivos, informes y correspondencia de la empresa.
* Proporcionar apoyo administrativo en los documentos de Operaciones de Clientes.
* Suplir a los otros miembros del personal administrativo en la region e internacionalmente.
* Realizar tareas/proyectos puntuales solicitados por el Responsable de Oficina o el Director de Recursos Humanos para satisfacer las necesidades del negocio.
Responsabilidades de asistente ejecutivo :
* Proporcionar apoyo al Regional Managing Director, incluyendo gestión de agenda, programación de reuniones, llamadas y preparación de reembolso de gastos.
* Coordinar las agendas de los gerentes superiores y asegurar que los calendarios funcionen sin contratiempos.
* Preparar materiales informativos, presentaciones e informes.
* Asistir en la correspondencia confidencial y mantener la discreción en todo momento.
Cualificaciones y Habilidades/Atributos:
* Al menos 5 años de experiencia en un puesto administrativo, preferiblemente en una oficina corporativa.
* Fuertes habilidades organizativas, capaz de gestionar interrupciones y múltiples tareas.
* Profesional, proactivo, y capaz de trabajar de forma independiente o en equipo.
* Fluidez en español. Excelente nivel de inglés (escrito y hablado).
* Conocimientos avanzados de MS Word, Excel y PowerPoint.
* Apariencia y comportamiento profesional, con confianza en las interacciones presenciales.
* Persona calmada, educada, accesible y capaz de comunicarse eficazmente.
* Discreta y confiable en el manejo de información confidencial.
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