Responsabilidades Principales
* Gestión Administrativa:
o Mantener y organizar la documentación y base de datos relacionada con las compras y los proyectos de construcción.
o Realizar documentos en Excel y otros formatos que faciliten la gestión de los managers de los Proyectos.
o Gestión del proceso de la firma de los contratos/orden de pedido de los diferentes Proyectos de obras y compras.
o Gestión de los gastos/expenses y viajes de los miembros del equipo.
o Tramitación de comunicados diferidos de obras. Comunicado de comienzo de obra a los ayuntamientos.
o Mantener una base de datos actualizada de proveedores y contratistas.
o Coordinar las reuniones y comunicaciones principales para asegurar el cumplimiento de los acuerdos.
o Supervisar y gestionar el inventario de materiales y suministros. Incluyendo control de las muestras recibidas de los proveedores.
o Gestionar la correspondencia y las comunicaciones del departamento.
o Organizar y archivar documentos y registros importantes.
o Asistir en la preparación de presentaciones y reuniones. Así como tomar notas/grabar las que se consideren.
* Administrar el sistema Oracle:
o Actualización y creación de catálogos para compras.
o Incorporación y formación de nuevos usuarios.
o Configurar nuevos proveedores dentro del sistema Oracle.
o Resolución de incidencias.
* Soporte al Purchasing Manager:
o Soporte administrativo del grupo de sostenibilidad.
o Soporte administrativo para compras globales.
* Otros:
o Soporte en tramitación de facturas y pedidos.
o Gestionar compras de material de oficina (papelería, consumibles etc.)
Habilidades y Competencias
* Idiomas: Español e inglés fluido
* Organización: Capacidad para gestionar múltiples tareas y mantener la documentación en orden.
* Comunicación: Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita en español e inglés.
* Atención al Detalle: Precisión en la gestión de documentos y datos.
* Conocimiento Técnico: Familiarizado/a con herramientas de gestión de compras y proyectos. El conocimiento del sistema Oracle se considera una ventaja.
* Trabajo en Equipo: Capacidad para colaborar eficazmente con diferentes departamentos y proveedores.
Formación y Experiencia
* Experiencia previa en un rol administrativo, preferiblemente en el sector de compras o construcción/hostelería.
* Conocimiento/Familiarizado/a con software de gestión de compras y proyectos (Oracle).
* Dominio de Microsoft Office Word, Outlook, PowerPoint & Excel.
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