Integrado en el equipo de gerencia del centro comercial y reportando directamente al Manager del mismo, se responsabilizará de dar el soporte administrativo adecuado al equipo de gerencia al completo. Tendrá como principales funciones: -Recepción y codificación de las facturas relativas al Office Management área -Seguimiento presupuestario de todas las partidas relativas al office. -Apoyo en la renegociación de los contratos de proveedores relacionados con las partidas de oficina. (Telefono, fotocopiadora...etc.) -Responsable del seguimiento presupuestario de las partidas de oficina. Solicitud de las facturas. -Responsable de la elaboración del informe de afluencias semanales / mensuales según se establezca. -Contacto y relación con la empresa de mantenimiento del sistema de conteo. -Responsable de recopilar la información relativa al informe de guardia, coordinación del equipo de todo el equipo y revisión. -Respuesta inmediata al cliente y con un máximo de 24 horas a cliente interno y externo. -Organización de citas. -Organización y reservas de viajes. -Organización de reuniones, asistir y tomar nota de la minuta, así como distribuirla entre los sujetos implicados. -Correcta aplicación de la LOPD, búsqueda y contratación de la empresa, seguimiento de la auditoria y futuras actualizaciones. -Control de guardias y vacaciones de todo el equipo. Actualizar los documentos que están en compartido con toda esta información. -Comunicaciones generales al equipo. Tareas administrativas: -Supervisión de tareas administrativas por parte de recepción. -Control y responsabilidad de la Petty cash. -Trámites necesarios para la obtención de documentos de la Comunidad de propietarios. -Coordinación de peticiones de teléfonos, ordenadores, material informático en general para todo el equipo, reclamación y revisión de facturas de CBRE central. -Tener las salas en perfecto orden para presentaciones de monthly meeting o propiedad. -Catering de la oficina y coordinación de eventos. -Supervisión de la impresión de los Monthly meeting y preparación para la reunión mensual, envío de convocatorias y agenda. -Labor de apoyo al departamento de marketing en RSC: Responsable de las relaciones con las ONGs que solicitan espacios comunes. Responsabilidad Espacio solidario en el mall. - Apoyo en tareas administrativas de marketing. Horario: Según se establezca en el procedimiento del departamento de Asset Services o se acuerde con el cliente en cuestión. Flexibilidad horaria previamente consensuada con el manager. Requisitos mínimos: Capacidad de gestión y organización. Proactividad. Compromiso con los proyectos en los que se involucre. Involucración con la compañía. Nivel de inglés: Alto Standard incluidos en la descripción del puesto: Puntualidad Dar un servicio cortés y profesional siempre. Mantener buenas relaciones con los inquilinos del Centro Comercial, así como con los proveedores de servicios. Entender y respetar las políticas y procedimientos de CBRE. Estudios mínimos: Formación Profesional / Administrativa «CBRE está comprometido con la igualdad y no discriminación, por lo que, en coherencia, espera que, en el marco de las presentes relaciones, se respete tal compromiso y se evite cualquier conducta, expresión, referencia o decisión que pudiera lesionar la igualdad pretendida».