Datos de la oferta
1. Actividad Economica SIN ACTIVIDAD ECONÓMICA
2. Nº de la oferta 15-2023-005187
3. Fecha de entrada 01/12/2023
4. Nº de puestos 5
5. Categoría profesional Técnico/a
6. Funciones y tareas 1. Funciones y tareas administrativas de recepción
Atención telefónica
- Atención directa a las personas beneficiarias.
- Atención telefónica.
- Atención y trato adecuado en la recepción de llamadas de personas beneficiarias: escucha activa, comunicación respetuosa y asertiva, transmisión de la información de forma clara, precisa y garantizando que la persona beneficiaria lo ha comprendido. Gestión de citas de acuerdo con los procedimientos y herramientas establecidas.
- Derivación de llamadas de la centralita al personal administrativo de tramitación o trabajador/a social coordinador/a del área.
- Devolución de llamadas recogidas en el buzón de voz.
- Información básica sobre trámites, respetando la privacidad, la confidencialidad y la Ley Orgánica de Protección de Datos.
Atención personal
- Atención y trato adecuado en la recepción presencial: escucha activa, comunicación asertiva, transmisión de la información de forma clara, precisa y garantizando que la persona beneficiaria lo ha comprendido.
- Trato adecuado y respetuoso a los agentes externos que faciliten espacios y medios de atención a la ciudanía.
- Recepción, comprobación y gestión de citas de una manera eficiente y eficaz (equilibrio entre rapidez y calidad), de acuerdo con los procedimientos y herramientas establecidos.
- Organización de los flujos de personas y sala de espera.
- Recogida y distribución de documentación.
- Información básica sobre trámites respetando la privacidad, la confidencialidad y la Ley Orgánica de Protección de Datos.
- Valoración y derivación de urgencia a la figura de trabajo social coordinación ante situaciones excepcionales.
Atención directa con agentes externos:
- Atención y trato adecuado en la recepción de llamadas de agentes externos: escucha activa, comunicación asertiva y respetuosa.
- Gestión de las llamadas de Servicios Sociales de Base y otros agentes. Recepción adecuada y completa de las solicitudes o necesidades, y derivación de las mismas al trabajador/a social coordinador/a del área, según procedimientos y directrices establecidas.
2. Funciones y tareas administrativas de tramitación
Tareas administrativas generales
- Recogida en la base de datos interna, tanto de solicitud de citas como de intervención.
- Control y dominio de la base de datos del Sipssnet.
- Control y dominio de redes colaborativas y bases de tratamientos de datos y hojas de cálculo: SharePoint, Teams, Forms, Outlook, Excel y todas aquellas herramientas tecnológicas que se vayan implantando.
- Recepción, distribución y registro de la documentación de las personas beneficiarias.
- Asignación de citas en el calendario interno.
- Control y seguimiento del correo electrónico genérico y asignación de etiquetas.
Atención y tramitación personas beneficiarias
- Atención telefónica y presencial a las personas beneficiarias.
- Información a las personas usuarias sobre el proceso de tramitación con escucha activa, comunicación asertiva, transmisión de la información de forma clara, precisa y garantizando que la persona beneficiaria lo ha comprendido. Aclaración de dudas sobre este proceso, documentación a presentar, etc.
- Tramitación del IMV/RG según procedimiento, herramientas y directrices establecidas.
- Disponer al día de la documentación necesaria: impresos de solicitud, documento de Ley Orgánica de Protección de Datos, etc.
- Recoger y revisar la documentación.
- Digitalizar documentación y archivos.
- Subir documentación a la Web (tramitación prestaciones RG/IMV)
- Mantener actualizados registros (seguimiento y control).
- Cumplimentación de las bases de datos.
Relación agentes externos
- Atención y trato adecuado: escucha activa, comunicación asertiva y respetuosa.
- Uso adecuado y respetuoso de espacios facilitados para la atención por agentes externos.
- Recepción adecuada y completa de las solicitudes o necesidades, y derivación de las mismas al o la trabajadora social coordinadora del área, según procedimientos y directrices establecidas.
- Organización y gestión de los documentos que deben estar disponibles para la atención y tramitación a personas beneficiarias.
- Documentos de WhatsApp Business.
3. Funciones y tareas de carácter general
- Coordinación y comunicación asertiva con el equipo de trabajo (en cualquiera de las áreas donde se desarrollen estas funciones).
- Cumplimiento de pautas y directrices técnicas y organizativas establecidas por superiores (coordinación del equipo en el área y la coordinación del servicio UAT).
Organización interna
- Cumplimentación de la información necesaria para la gestión de recursos humanos (de acuerdo con los procedimientos, herramientas, pautas e indicaciones de la Administración de la Fundación Gizain): registro diario de jornada, kilometraje, vacaciones…
- Cualquier otra función acorde con su competencia profesional.
7. Experiencia profesional De 1 a 3 años
8. Estudios Grado medio FP en gestión administrativa o Grado superior FP en administración y finanzas.
9. Condiciones laborales (tipo de contrato, jornada, horario, salario, etc.) - Horario de lunes a viernes
- Salario según convenio propio, Grupo 3.
10. Observaciones Se deberá acreditar experiencia laboral de al menos 2 años en los últimos 10 años en tareas administrativas relacionadas con la atención al público, y con la atención a clientes y proveedores.
Se deberá acreditar experiencia laboral de al menos 2 años en los últimos 10 años en el manejo de Paquete Office (Word, Excel, Outlook y Teams.
Se valorará experiencia laboral de al menos 2 años en los últimos 10 años en la atención o intervención específica con personas en situación de exclusión social.
Las personas interesadas en la oferta, pueden consultar la convocatoria en la siguiente página web: