**Job Details**:
1) Propósito del puesto
Brindar soporte administrativo integral a la operación de Alcura, asegurando el registro oportuno y correcto de la información, el control documental, la coordinación de requerimientos internos y externos, y el seguimiento de procesos administrativos vinculados a servicios, clientes, proveedores y la gestión operativa diaria, contribuyendo al cumplimiento de SLA, políticas internas y normativas aplicables.
2) Responsabilidades principales
Administración y control documental
- Gestionar y mantener actualizados archivos físicos y digitales: órdenes de servicio, guías de despacho/recepción, actas, formularios, respaldos y documentación asociada.
- Verificar completitud y consistencia de documentos (fechas, firmas, folios, códigos, lotes/series si aplica), levantando alertas ante diferencias.
- Preparar documentación para auditorías internas/externas y asegurar trazabilidad documental según procedimiento.
Registro de información y soporte a la operación
- Ingresar, actualizar y validar datos en sistemas (ERP/WMS/CRM o plataformas internas): solicitudes, movimientos, servicios realizados, incidencias, devoluciones, etc.
- Elaborar reportes periódicos (diarios/semanales/mensuales) de operación y administración: pendientes, estatus de casos, cumplimiento, tiempos, y/o cierre de servicios.
- Dar seguimiento a tickets/casos (reclamos, incidencias, re-agendamientos), coordinando con áreas operativas para su resolución.
Coordinación y atención de clientes internos/externos
- Actuar como punto de contacto administrativo para consultas y requerimientos de clientes, proveedores y equipo interno.
- Coordinar agendas de retiro/entrega/visitas (si aplica), confirmaciones y comunicaciones formales (correo/portal).
- Asegurar un servicio oportuno y competente, con registro de interacciones y compromisos.
Facturación, control de gastos y soporte a compras (si aplica)
- Apoyar el flujo de facturación: revisión de servicios respaldados, validación contra órdenes/contratos, y coordinación de correcciones.
- Solicitar cotizaciones, gestionar órdenes de compra (OC), recepción de facturas y seguimiento de pagos según proceso.
- Mantener control de gastos menores/viáticos/caja chica conforme a políticas.
Cumplimiento y mejora continua
- Cumplir políticas de calidad, seguridad, confidencialidad y protección de datos.
- Proponer mejoras en formatos, controles y flujos administrativos para reducir errores y tiempos.
- Apoyar capacitaciones internas en procedimientos administrativos cuando se requiera.
3) Actividades clave (día a día)
- Revisión de correos/portales y priorización de solicitudes.
- Registro y actualización de servicios/movimientos en sistema.
- Control y envío de documentación de respaldo.
- Seguimiento de pendientes con operación, logística, calidad y finanzas.
- Emisión de reportes y actualización de indicadores del área.
4) Indicadores de desempeño (KPIs sugeridos)
- Exactitud de registros (errores por volumen procesado).
- Cumplimiento de plazos (SLA de respuesta y cierre administrativo).
- Pendientes vencidos (backlog administrativo).
- Documentación completa a la primera (% sin reprocesos).
- Tiempo de ciclo (desde solicitud a cierre administrativo).
- Satisfacción de cliente interno/externo (si se mide).
5) Requisitos del cargo
Formación y experiência
- Técnico nível medio/superior o carrera afín: Administración, Logística, Contabilidad, Comercio, o similar.
- Experiência**:1-3 años** en roles administrativos (ideal en logística/operaciones/salud/farma).
Conocimientos técnicos
- Excel intermedio (tablas dinámicas, filtros, fórmulas básicas como BUSCARX/ÍNDICE+COINCIDIR o equivalentes).
- Manejo de ERP/WMS/CRM o sistemas de gestión (deseable).
- Redacción de correos formales y elaboración de reportes.
- Control documental y trazabilidad (deseable en entornos regulados).
Competencias conductuales
- Orden y atención al detalle.
- Comunicación clara y orientación al cliente.
- Capacidad de priorización y manejo de múltiples requerimientos.
- Trabajo en equipo y colaboración inter-áreas.
- Proactividad y enfoque en solución de problemas.
- Confidencialidad y criterio.
6) Condiciones / entorno de trabajo (si aplica)
- Trabajo en oficina y coordinación con operación (bodega, planta, ruta, etc.).
- Uso frecuente de computador, teléfono, correo y plataformas internas.
- Eventual apoyo en cierre de mes/auditorías con mayor carga administrativa.
7) Alcances y límites de autoridad (para claridad)
- Puede coordinar información y plazos con áreas internas/externas, solicitar correcciones documentales y proponer mejoras.
- No aprueba pagos/OC/condiciones comerciales salvo delegación formal.
- No modifica parámetros maestros de sistemas sin autorización.
**What Cencora offers**:
Benefit offerings outside the US may vary by country and will be aligned to local market practice. The eligibility and effective date may differ for some benefits and for team members covered under