Buscamos una persona altamente organizada, proactiva y discreta para brindar soporte ejecutivo a Dirección/Presidencia y apoyo administrativo al área de Recursos Humanos.
La posición tendrá un foco principal en la gestión del día a día de Dirección, incluyendo la coordinación de agenda, organización de viajes y soporte administrativo de carácter ejecutivo. De forma complementaria, la persona seleccionada dará soporte al área de HR en procesos administrativos y de organización interna.
Es una posición clave, con alta exposición, que requiere confidencialidad, autonomía y orientación al servicio.
Responsabilidades
Executive Support / Apoyo a Dirección
* Gestión y coordinación de la agenda de Dirección/Presidencia.
* Organización de viajes nacionales e internacionales: reservas, itinerarios, cambios de última hora y seguimiento.
* Coordinación de comidas, reuniones y reservas con socios, clientes y otros interlocutores clave.
* Preparación y seguimiento de reuniones, incluyendo logística, documentación y soporte previo y posterior.
* Gestión de gastos, facturas y apoyo en el control presupuestario relacionado con Dirección.
* Atención a necesidades operativas y administrativas del día a día de Presidencia/Dirección.
* Apoyo en la priorización y seguimiento de temas clave para asegurar una gestión eficiente del tiempo y las actividades de Dirección.
HR Support / Apoyo administrativo a Recursos Humanos
* Soporte en tareas administrativas del área de Recursos Humanos.
* Gestión y seguimiento de documentación de empleados/as.
* Apoyo en procesos administrativos vinculados a incorporaciones, archivo, coordinación interna y actualización de información.
* Soporte en la organización de acciones internas, comunicaciones o iniciativas de HR.
* Colaboración en la mejora y orden de procesos administrativos del área.
Administración y soporte general
* Apoyo en la gestión administrativa de oficina: facturas, seguimiento de gastos y coordinación con proveedores.
* Elaboración de reportes simples y seguimiento de información básica de soporte.
* Propuesta de mejoras en procesos internos para ganar eficiencia, organización y calidad en el servicio de soporte.
Requisitos
Imprescindibles
* Experiencia previa en posiciones similares: Executive Assistant, Personal Assistant, Office Management, HR Admin o soporte a alta dirección.
* Experiencia dando soporte directo a perfiles directivos o de presidencia.
* Dominio de herramientas ofimáticas, especialmente Microsoft Office.
* Alta capacidad de organización, planificación y seguimiento.
* Discreción, confidencialidad y manejo adecuado de información sensible.
* Capacidad para gestionar múltiples tareas, priorizar y resolver incidencias con agilidad.
* Buenas habilidades de comunicación y trato con diferentes interlocutores internos y externos.
Se valorará
* Experiencia previa de al menos 2-3 años en posiciones similares.
* Experiencia con herramientas de RR. HH. como Personio o similares.
* Conocimientos básicos de procesos laborales y documentación de HR.
* Nivel de inglés B2/C1, especialmente en entornos internacionales.
* Experiencia en coordinación de viajes complejos y gestión de agenda de alta dirección.
Competencias clave
* Proactividad y orientación al servicio.
* Discreción y profesionalidad.
* Atención al detalle y alto nivel de organización.
* Flexibilidad y capacidad de adaptación.
* Capacidad para anticiparse a necesidades y resolver con autonomía.
* Actitud colaborativa y excelente gestión de relaciones.
Qué ofrecemos
* Proyecto estable con posibilidad de crecimiento.
* Buen ambiente y cultura de equipo.
* Flexibilidad horaria.
* Seguro médico.
* Wellhub para cuidar tu salud física y mental.
* Retribución flexible.
* 28 días de vacaciones al año.
* Formación en idiomas.
Descripción de la empresa
Somos una empresa de datos, IA y experiencias que crea un impacto significativo y duradero a nivel global.
Trabajamos estrechamente con nuestros clientes para diseñar trayectorias de crecimiento basadas en datos e insights orientados a resultados medibles. Nuestro profundo conocimiento tecnológico y de arquitectura nos permite implementar soluciones relevantes, integradas y sostenibles a largo plazo.
Desde que Matteo de Brabant fundó la compañía en el año 2000, hemos crecido hasta convertirnos en un equipo internacional, diverso y altamente cualificado. En 2021, el fondo de inversión privado líder a nivel mundial Ardian adquirió una participación mayoritaria en Jakala. Actualmente, contamos con sede en Milán y múltiples oficinas y centros de excelencia en todo el mundo.