Auxiliar administrativo/de back-office
Tareas principales:
Comunicación y programación: Contacto telefónico inicial con clientes y socios comerciales. Comunicación diaria con la oficina italiana y los responsables de los departamentos correspondientes. Junto con los responsables, programación del personal interno y externo y posterior programación de intervenciones técnicas en las instalaciones del cliente.
Gestión documental: registro, archivo y organización de documentos técnicos, comerciales y administrativos. Uso de CRM para guardar documentos e información según los procedimientos vigentes. Gestión de registros de clientes y sus actualizaciones posteriores.
Gestión contable: Emisión de facturas y registro de facturas por cobrar y por pagar, albaranes y asientos contables. En colaboración con empresas externas, verificamos el cumplimiento puntual y correcto de las obligaciones fiscales (IVA, impuestos directos). Junto con nuestros contactos en la oficina, realizamos análisis de resultados.
Gestión de pagos: seguimiento y gestión de plazos y pagos. Recordatorio de pagos vencidos y cobros.
Soporte administrativo: apoyo a compañeros de front office, gestión de correo electrónico, gestión de órdenes de compra intragrupo y con proveedores externos, y preparación de correspondencia.
Apoyo en marketing y ventas: elaboración de ofertas comerciales, presupuestos de repuestos e intervenciones técnicas, preparación y asistencia en cursos de formación in situ. Apoyo en la organización de ferias y eventos.
Asistencia a la Dirección: Junto con los jefes de departamento, elaboración de resúmenes y análisis estadísticos para la presentación de datos financieros a la dirección de la empresa.
Capacitación: Licenciatura en Economía (preferiblemente), Diploma en Contabilidad o equivalente.
Requisitos profesionales:
Al menos 2 años de experiencia en un puesto similar.
Conocimientos avanzados de Microsoft Office, uso de software ERP y CRM, Business Intelligence (preferiblemente conocimiento de quick-books).
Conocimiento de los principales procedimientos contables: primera nota, ciclo activo y ciclo pasivo.
Requisitos de idioma:
Conocimientos avanzados de español e italiano.
Conocimiento de inglés (opcional)
Lugar de trabajo: España, Madrid (Fuenlabrada).