Como parte de nuestra expansión y crecimiento, nos encontramos en búsqueda de un perfil de Office Manager / Back Office &##128104; &##128188;&##128105; &##128188;, para nuestra oficina de Madrid &##128205;
Perfil deseado (H/M/D):
Estamos buscando un perfil para dar soporte en tareas de Office Manager / Secretaria / Administrativo altamente organizado y motivado para unirse a nuestro equipo. Esta posición desempeñará un papel crucial en el funcionamiento eficiente de nuestras operaciones diarias. El candidato ideal debe ser capaz de gestionar múltiples tareas, mantener un alto nivel de profesionalismo y comunicarse de manera efectiva tanto con el equipo interno como con clientes externos.
Responsabilidades:
Recursos Humanos (RRHH):
Gestionar el onboarding: Altas en herramientas, cuentas y otro material necesario.
Fomentar el engagement: Ayudar con la organización y coordinación de eventos, contribuir con ideas para mejorar el ambiente laboral.
Compliance:
Soporte en la coordinación de prevención de riesgos laborales (PRL).
Supervisar el control de documentación corporativa.
Administración:
Brindar soporte al equipo para resolver dudas puntuales.
Colaborar en iniciativas de comunicación interna.
Gestionar y organizar documentación interna.
Ayudar con la estructuración de carpetas en Google Drive.
Soporte administrativa en otras áreas como RRHH, Finanzas, Consultoría…
Flota:
Controlar el inventario de vehículos.
Alta y baja de contratos de vehículos (supevisado por el manager)
Gestionar comunicaciones relacionadas (multas, ITV, etc.).
Coordinar plazas de parking y solicitudes de tarjetas de gasolina.
Gestión de correos:
~ Gestionar bandejas de entrada relacionadas con Privacy y WeHunt, WExecutive
Oficina:
Realizar benchmarking de proveedores.
Supervisar reservas de salas de reuniones.
Control de proveedores y comunicación con ellos
Coordinar envíos de mensajería
Gestión de pedidos de material y otros suministros
Actualización de bases de datos:
~ Mantener actualizadas todas las bases de datos e inventarios necesarios para la operatividad del día a día
Recepción y visitas:
Coordinar con recepción la gestión de visitas.
Control y Gestión de convocatorias
Solicitar y gestionar tarjetas de acceso para visitantes.
Suplencia en la recepción de 9.00h a 10.00h y de 14.00h a 15.00h diariamente (modificable en caso de ser necesario)
Gestión de equipos:
Controlar inventarios de equipos tecnológicos.
Evaluar y contactar nuevos proveedores, si fuera necesario
Solicitar equipos/dispositivos y gestionar incidencias relacionadas.
Reservas de viajes:
~ Reserva de viajes
Finance:
Archivar facturas y mantener registros organizados.
Supervisar y registrar gastos en material de oficina, suministros, etc.
Contol del buzón factuación@
Puntos clave:
Flexibilidad a la hora de asumir funciones y tareas indicadas por el manager, brindando también apoyo administrativo a los socios de la compañía
Presencialidad
Horario: de lunes a jueves de 9.00h – 14.00h y de 15.00h – 18.00h y viernes jornada reducida de 8.00h a 15.00h
Adaptación al puesto de recepción siempre que sea necesario, incluida dos horas diarias, en horario de entrada y de comida, por defecto.
Posibilidad de contratación en prácticas (extensible contrato a 1 año)
Incorporación: Noviembre
Acerca de la empresa
Somos una firma internacional dedicada a la consultoría de Recursos Humanos, con excelente reputación como proveedora de servicios profesionales, y como marca empleadora. Tenemos operaciones en España, Italia, Francia, Reino Unido, Polonia y Suiza. A nivel nacional estamos presentes en Madrid, Barcelona, Valencia, Sevilla y Málaga. Como parte de nuestro crecimiento estratégico, nos encontramos en la búsqueda de un perfil de gestión administrativa y secretariado a Dirección, ubicado en la ciudad de Madrid y con disponibilidad para trabajar de manera presencial en nuestras oficinas en Paseo de la Castellana (Plaza Castilla).
Si estás listo para asumir un rol desafiante en un entorno empresarial emocionante,
¡esperamos recibir tu solicitud!