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Valencia
Descripción del empleo
Entidad de referencia de servicios financieros, actualmente, necesita incorporar a un / a :
Con la misión de asistir y dar soporte administrativo y logístico a la alta dirección con el objetivo de garantizar al pleno funcionamiento de su agenda y su operativa diaria, en un horario de jornada intensiva de tarde.
Funciones :
* Agenda, reuniones y viajes: Tener actualizada la agenda de la dirección y realizar todas las gestiones necesarias para que se desarrolle según lo previsto.
* Preparación de las reuniones (asistentes, requerimientos técnicos y documentación) y acciones posteriores a las reuniones (escanear y archivar notas o presentaciones).
* Atención de las visitas.
* Organización y coordinación de itinerarios de viaje, reservas de vuelos, alojamiento y transporte.
* Organización y coordinación de desayunos, almuerzos y cenas de trabajo.
* Gestión de reuniones virtuales: adecuación salas y medios telemáticos.
* Organización y coordinación logística de la participación de la alta dirección en actos y eventos.
* Llamadas, correo y contactos:
* Atención telefónica: Atención, filtro y gestión de llamadas.
* Gestión de correo, físico y electrónico. Revisión y distribución a los departamentos oportunos.
* Mantenimiento y actualización de la agenda de contactos.
* Funciones administrativas y documentos:
* Control y registro de los gastos en el sistema (SGP) para su pago.
* Gestión del archivo físico y electrónico de los diferentes OOGG, comités, presentaciones, cartas, etc.
* Gestiones de temas personales del CEO.
* Castellano y catalán nativo. Inglés nivel advanced.
* Disponibilidad de una jornada laboral intensiva de tarde.
* Conocimientos de protocolo.
* Perfil organizado, discreto, con proactividad y acostumbrado a tratar temas confidenciales o críticos en su día a día.
* Persona resolutiva, polivalente y flexible.
* Dominio de herramientas de ofimática (paquete Office 365), herramientas de trabajo colaborativo, así como en Redes (Linkedin, Blog, …).
* Trabajo en equipo, adaptación a entornos con alta carga de trabajo, capacidad de organización y planificación, búsqueda de información, meticulosidad, aptitudes para la comunicación verbal y escrita.
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