Identificación del puesto
Nombre: Groups & Events Sales Executive
Departamento: Sales Department, Groups&Events;
Puesto al que reporta jerárquicamente: Groups&Events; Sales Manager y Director of Sales.
Misión
Incrementar la cuenta de resultados de la partida de Groups & Events coordinando la creación y cierre de grupos y eventos (corporativos y sociales).
Esta partida incluye habitaciones, salones/espacios, servicios de F&B; y material audiovisual.
Responsabilidades, funciones y tareas
Hay que destacar que el puesto debe tener un enfoque muy comercial y vibrante acotado en unos procesos departamentales:
- Cotizar las peticiones diarias de grupos y eventos en un periodo máximo de 24hrs.
- Calificar las peticiones por orden de interés del Hotel, contactar con el cliente, detectar sus necesidades, asesorar y guiar, y crear un presupuesto personalizado y diferenciado.
- Seguimiento de todas las cotizaciones, por orden de prioridad establecida anteriormente, maximizando la tasa de conversión.
- Seguimiento de fechas de opción, bloqueos de habitaciones y salones/espacios.
- Nutrir y actualizar los sistemas de inventario de habitaciones (Opera y OnQ R&I;) y de espacios (Meeting Plan).
- Negociación de tarifas y cierre de contratos MICE & grupos, incluyendo facturación (facturas proforma, prepagos y depósitos).
- Realizar Site Inspections para futuros grupos y eventos, presentando y comercializando los servicios y espacios disponibles en el Hotel.
- Creación y envío de las órdenes de servicio potenciando la comunicación interdepartamental.
- Coordinación de todos los departamentos operativos involucrados en la preparación y producción de un evento (incluidos proveedores).
- Programar reuniones semanales para asegurar el cumplimiento de las especificaciones marcadas por el cliente.
- Cierre de expediente, estudio del ROI del evento, y evaluación del grado de satisfacción del cliente (objetivo, la mejora constante).
- Llevar un control de la producción del departamento vs el budget a 3 meses vista y detectar desvíos de cara a poder corregirlos.
- Realizar un informe mensual de su gestión en el departamento incluyendo las visitas comerciales.
- Colaboración en la confección del Budget de la partida de grupos y eventos.
Relación del puesto
Internamente
Hotel Team: Groups&Events; Sales Manager, Director of Sales, Revenue Manager, F&B; Manager, Departamentos F&B; (maître salas, restaurant y chef), Mantenimiento y Housekeeping.
Hilton Team: equipos de venta Mice de las principales oficinas Internacionales de Hilton.
Externamente
Set Competitive (Hoteles de la zona), organismos oficiales de la ciudad (GHB, CCB, BCB, APG), agencias, agencias DMC, empresas y proveedores.
Perfil del puesto, conocimientos y experiencia necesarios
Perfil
- Persona apasionada, proactiva, organizada, polivalente, con iniciativa y autonomía. Hay que destacar la importancia en saber organizarse y priorizar.
- Habilidad en la comunicación escrita y verbal. Comunicación empática.
- Buena presencia. Imagen y estilo muy cuidado.
- Capacidad de trabajar bajo presión.
- Dotes comerciales, de venta y negociación.
- Orientación al cliente.
- Perfil estratégico y analítico con orientación a resultados.
- Persona que confíe en nuestro proyecto y quiera ser partícipe de este.
- Flexibilidad de horarios en base a las necesidades del departamento.
- Compromiso mínimo de 4 años.
- Con domicilio en la ciudad de Barcelona.
Formación y conocimientos
- Licenciatura/Grado en Turismo o Dirección Hotelera.
- Valorables estudios en Organización de Eventos.
- Imprescindible nivel alto de inglés escrito y hablado. El conocimiento de otros idiomas será valorado. Se precisa titulación.
- Internet User, Microsoft Office, nivel alto de excel.
- Valorable el conocimiento de Opera y Meeting Broken.
Experiencia
- Imprescindible experiencia en el Departamento de Groups&Events.; Se requiere un mínimo de 2 años en posición similar dentro de un hotel urbano de 4-5* con enfoque al cliente Mice y corporativo.
- Valorable experiencia en cadena internacional, preferiblemente Hilton Brand.
- Valorable el conocimiento del comportamiento del segmento Mice en la ciudad de Barcelona.
- Valorable disponer de cartera de clientes nacional (principalmente Barcelona y Madrid) e internacional (principalmente Reino Unido, Alemania, Francia, Italia y USA).
- Adjuntar un mínimo de dos referencias.