MARLEX necesita incorporar para multinacional tecnológica del sector viajes un/a Executive Personal Assistant (PA) con Inglés y Español Avanzado.
Estructura de reportes: El Asistente Personal reportará a tres altos directivos: dos con base en Madrid y uno en Estocolmo (Suecia). El equipo total de estos tres líderes comprende aproximadamente 150 empleados.
Responsabilidades principales:
* Gestionar el horario, organizar reuniones y visitas, asegurando la asistencia y preparación adecuadas.
* Revisar y gestionar correos electrónicos o correspondencia entrantes, actuando de forma independiente cuando sea necesario.
* Organizar y gestionar los arreglos de viaje, incluyendo las aprobaciones y evaluaciones necesarias.
* Comunicaciones telefónicas internas y coordinación con los clientes cuando sea necesario.
* Organizar reuniones internas y externas, preparar materiales y gestionar las acciones resultantes.
* Preparación de presentaciones e informes.
* Mantenimiento de sistemas de archivo y control documental.
* Aplicar y gestionar procesos conforme a las políticas y directrices de la empresa.
* Interactuar con el equipo de la empresa y los clientes en nombre del Director.
* Brindar apoyo a otros directores y a la alta dirección cuando sea necesario.
* Envío de comunicaciones internas.
Requisitos mínimos:
* Formación en Asistencia Ejecutiva o campo relevante similar.
* Mínimo 2 años de experiencia en un puesto similar, preferiblemente en empresas multinacionales.
* Dominio avanzado de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) y Outlook (Teams).
* Dominio tanto del inglés como del español a nivel C1 (Marco Europeo Común).
* Excelentes habilidades organizativas y un estilo de trabajo profesional (esencial).
* Familiaridad con la gestión remota.
* Habilidades organizativas interpersonales: Capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente, priorizando y organizando eficazmente el tiempo y los recursos.
* Comunicación eficaz, discreción y confidencialidad.
* Actitud proactiva y enfoque orientado a resultados, con la capacidad de anticipar las necesidades de los líderes y tomar decisiones independientes cuando sea necesario.
Se ofrece:
* Contrato temporal para reemplazo a largo plazo de IT.
* Expectativas salariales: Será de unos 40k Brutos Anuales.
* Ubicación: Madrid