El Ejecutivo/a de Grupos & Eventos es el responsable de coordinar y gestionar todos los aspectos relacionados con la organización de grupos y eventos en el hotel. Sus tareas combinan habilidades comerciales, administrativas, operativas y de atención al cliente. Trabaja en estrecha colaboración con los diferentes departamentos del hotel para garantizar el éxito de cada uno de los grupos & eventos, dependiendo directamente del director/a de grupos & eventos.
Tareas principales del puesto:
• Gestión de las reservas de grupos:
• Dar respuesta a las solicitudes de eventos y grupos antes de transcurrir 24 h laborables, utilizando
las plantillas corporativas.
• Revisar disponibilidad del hotel y ofrecer en cada una de las ocasiones la mejor propuesta posible
al cliente.
• Seguimiento, de la propuesta enviada al cliente, a las 24 h, 48 h, … para conseguir la mayor ratio de conversión posible.
• Negociación de las tarifas y condiciones de contratación con el cliente.
• Confirmar y bloquear espacio en el sistema operativo.
• Planificación y coordinación:
• Elaborar contratos y proformas para cada uno de los grupos.
• Actualizar en todo momento las proformas
• Elaboración de órdenes de servicio detalladas.
• Distribuir la información plasmada en las órdenes de servicio a todos los departamentos del hotel.
• Elaborar planning mensual con el detalle de todos los grupos & eventos confirmados. Actualizarlo
semanalmente y distribuirlo, junto con las órdenes de servicio, a todos los departamentos del hotel.
• Revisar los montajes de las salas, asignación de habitaciones, … liderar una reunión semanal con los jefes de cada uno de los departamentos del hotel donde se revisarán los detalles de cada uno de los grupos.
• Relación con el cliente:
• Ser el punto principal de contacto con el cliente: antes, durante, y después.
• Realizar visitas de inspección.
• Supervisar la ejecución del evento y resolver imprevistos.
• Post-evento:
• Verificar la correcta facturación y cierre del evento.
• Recopilar el feedack del cliente.
• Actualizar la base de datos (número de eventos, ingresos generados, …)
Habilidades:
• Organización.
• Atención al cliente.
• Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
• Capacidad para trabajar bajo previsión y resolver imprevistos.
• Conocimiento de los softwares de gestión hotelera (ACI, Opera, o similar)
Técnico:
• Grado en hostelería o turismo, o similar.
• Control sobre las aplicaciones de Microsoft Office.
• Comprensión comercial y habilidades de venta.
• Orientación hacia el cliente y el logro de objetivos financieros.
• Competencia en múltiples idiomas, con énfasis en español e inglés, y otros idiomas
recomendables.
Personal:
• Presentación impecable y alta atención al cuidado
• Capacidad de negociación.
• Resiliencia frente a contratiempos.
• Dinámico, inspirador y práctico.
Experiencia en el puesto:
• Experiencia mínima de 1-2 años como ejecutivo de grupos y eventos
• Orientación al servicio, don de gentes
• Orientación al cliente, buscar la excelencia en el servicio
• Sobresaliente comunicación verbal y escrita Ingles /español / catalán. Se valorarán otros idiomas