Publicada el 14 junio
Misión del puesto
PROPAV Infraestructuras, con sede en Madrid, es una empresa internacional especializada en proyectos de infraestructuras y energías renovables en mercados emergentes.
Cualquier información adicional que necesite para este trabajo se encuentra en el texto a continuación. Asegúrese de leerla detenidamente y luego envíe su solicitud.
Como parte de su estrategia de crecimiento internacional, PROPAV está desarrollando actualmente nuevos proyectos de infraestructura de transporte en África Subsahariana, colaborando con Ministerios de Transporte e instituciones públicas a través de esquemas de financiación internacional.
Para apoyar su actividad internacional y garantizar el correcto funcionamiento de sus operaciones corporativas, PROPAV busca incorporar un/a Especialista en Viajes Corporativos, con base en Madrid.
La persona seleccionada será responsable de coordinar la gestión eficiente de los desplazamientos corporativos nacionales e internacionales, así como de contribuir al correcto funcionamiento de los servicios generales y las operaciones de la oficina de Madrid.
La posición está orientada a profesionales polivalentes, con capacidad de organización, coordinación y gestión operativa, acostumbrados a desenvolverse en entornos dinámicos e internacionales.
Buscamos una persona proactiva, orientada al servicio y con capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades de forma simultánea, coordinando eficazmente distintos interlocutores y contribuyendo al buen funcionamiento de las operaciones corporativas.
Responsabilidades y Funciones Coordinar y gestionar de forma integral los viajes corporativos nacionales e internacionales de empleados y colaboradores, garantizando el cumplimiento de las políticas internas y la optimización de costes.
Organizar y supervisar reservas de vuelos, alojamientos, transporte terrestre, seguros de viaje y demás servicios asociados a los desplazamientos corporativos.
Gestionar cambios de itinerario, cancelaciones e incidencias relacionadas con viajes, proporcionando soporte a los viajeros antes, durante y después de cada desplazamiento.
Coordinar los procesos de solicitud de visados, permisos de entrada, documentación migratoria, cartas de invitación y demás requisitos necesarios para los desplazamientos internacionales cuando sea necesario.
Mantener actualizada la información sobre requisitos migratorios, sanitarios y restricciones de entrada en los países donde opera la compañía, asesorando a los empleados sobre la documentación y trámites necesarios para cada destino.
Supervisar la vigencia de pasaportes, visados, certificados de vacunación y demás documentación de los trabajadores requerida para viajes internacionales.
Gestionar la relación con agencias de viajes, aerolíneas, hoteles, consulados, embajadas y otros proveedores externos, asegurando un servicio eficiente y alineado con las necesidades de la organización.
Solicitar, analizar y comparar propuestas de proveedores, participando en la negociación de acuerdos corporativos y en la identificación de oportunidades de ahorro y optimización de costes.
Elaborar y mantener reportes de seguimiento sobre gastos de viaje, cumplimiento de políticas corporativas y principales indicadores de gestión.
Gestionar la relación con la administración del edificio y realizar seguimiento de incidencias relacionadas con las instalaciones, equipamiento e infraestructura de la oficina.
Garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones y servicios generales de la oficina, coordinando actividades de mantenimiento, limpieza, seguridad y otros servicios de soporte.
Coordinar accesos, acreditaciones, espacios de trabajo y otros aspectos operativos necesarios para el adecuado funcionamiento diario de la oficina.
Gestionar la adquisición, reposición y control de materiales, suministros y consumibles necesarios para la actividad de la oficina, asegurando una gestión eficiente de inventarios y proveedores.
Coordinar la logística de reuniones, visitas corporativas, eventos internos y actividades institucionales, garantizando una adecuada organización, soporte operativo y atención a participantes y visitantes, de acuerdo con los estándares de representación e imagen de la compañía.
Actuar como punto de contacto para consultas administrativas internas, colaborando con las diferentes áreas de la compañía en tareas de coordinación y soporte general.
Impulsar iniciativas de mejora continua orientadas a optimizar los procesos de viajes corporativos, servicios generales y administración de oficina.
Velar por el cumplimiento de las políticas corporativas, procedimientos internos y estándares de calidad aplicables a las áreas bajo su responsabilidad.
Perfil Requerido Formación técnica o universitaria en Administración, Turismo, Relaciones Internacionales, Gestión Empresarial o áreas afines.
Experiencia mínima de 5 años en funciones de soporte corporativo, administración, office management o servicios generales, incluyendo al menos 3 años de experiencia en gestión de viajes corporativos nacionales e internacionales.
Buen nivel de inglés, tanto oral como escrito, para la gestión de comunicaciones, documentación y coordinación con proveedores y colaboradores internacionales.
Manejo avanzado de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word y Power Point).
Capacidad para gestionar múltiples prioridades simultáneamente, manteniendo un alto nivel de organización y atención al detalle.
Perfil polivalente, autónomo y resolutivo, con orientación al servicio y capacidad para anticipar necesidades.
Flexibilidad para gestionar cambios, incidencias o situaciones urgentes relacionadas con viajes corporativos fuera del horario laboral si fuera necesario.
Excelentes habilidades de comunicación, discreción, profesionalidad y capacidad para desenvolverse en entornos dinámicos y multiculturales.
Qué Ofrecemos Contrato Indefinido.
Paquete retributivo competitivo acorde a experiencia y perfil profesional.
Beneficios tales como ticket restaurante, transporte y seguro médico.
Oportunidades de crecimiento y desarrollo de un plan de carrera.
Jornada Laboral de lunes a viernes en horario de oficina. xpzdshu
Vacante Presencial, oficinas ubicadas en Av.
Manoteras 14, 28050 Madrid.
