Nueva oportunidad en Madrid!
En Soluciones M2, buscamos una asistente de dirección con ganas de dar el paso a un rol de Office Manager. Si tienes experiencia como asistente de dirección y buscas un contexto donde aplicar todo lo que sabes en un rol más completo, este puesto es tu siguiente paso. Aquí el trabajo es claro, el equipo es pequeño y la función es tuya.
Somos una inmobiliaria boutique de 9 personas especializada en el mercado industrial; comercializamos naves, oficinas, locales, edificios y suelo. Trabajamos en un entorno cercano y profesional, donde cada persona sabe lo que tiene que hacer y lo hace con autonomía y criterio.
Serás quien mantenga la oficina en orden y en marcha, el centro de comunicación del equipo. No es un puesto de transición ni un trampolín hacia otra área: es un rol clave, estable y con una función muy definida.
Atención y coordinación comercial Atender llamadas y mensajes de WhatsApp Business: serás el primer contacto con clientes, proveedores y colaboradores. En ese primer contacto: recabar información, explicar los servicios de la empresa, orientar sobre inmuebles y anuncios disponibles, y hacer seguimiento de clientes activos. Registrar cada cliente nuevo en Mobilia (nuestro CRM) con los datos completos y asignarlo al agente correspondiente. Apoyar al equipo comercial con organización de agendas y seguimiento del cumplimiento de tareas. Elaborar el reporte semanal de actividad comercial.
Gestión operativa de oficina Gestión de la centralita telefónica: horarios, días cerrado, vacaciones, buzones y mensajes. Control de proveedores: telefonía, limpieza, suministros, etc. Coordinación de servicios IT, mantenimientos y reparaciones del espacio. Gestión de seguros de oficina y vehículos de empresa, incluyendo mantenimientos y reparaciones de flota. Gestión y reposición de consumibles de oficina Control de gastos generales y registro y archivo mensual de facturas. Manejo de los CRM de servicers del sector (Solvia, Altamira, Servihabitat, Aliseda).
Gestión de Factorial como administrador: ausencias, vacaciones, registro horario y aprobación mensual de fichajes. Colaboración con dirección en la organización de vacaciones y planificación del equipo. Contribuir al buen ambiente de la oficina: recepción de sugerencias y acompañamiento en la resolución de situaciones del día a día.
Mobilia — CRM del sector inmobiliario Google Workspace — Gmail, Calendar, Drive, Docs y Sheets en el día a día Factorial — como administrador, para gestión de personas y control horario Holded — para consulta de información financiera y administrativa de la empresa PDF avanzado — gestión, edición y organización de documentación Entrevista telefónica breve (incluye parte en inglés) Entrevista presencial en nuestra oficina Oferta e incorporación antes del 10 de Junio
Disponibilidad de incorporación inmediata (antes del 10 de Junio) con horario de L-J de 9:00 a 14:30 y de 15:30 a 18:30 - No hay posibilidad de teletrabajo ni flexibilidad horaria por requisitos del puesto. Experiencia mínimo 2 años como asistente de dirección o en un puesto de coordinación de oficina/equipos Discreción real con información confidencial — manejamos datos de clientes, nóminas, operaciones y contabilidad. Comodidad con la atención telefónica de alto volumen — no te genera estrés, lo gestionas con calma, paciencia, criterio y amabilidad Orden riguroso: cada dato en su sitio, cada tarea documentada, cada carpeta bien nombrada Soltura con herramientas digitales: no es necesario que conozcas todas las nuestras, pero sí que aprendas rápido y con autonomía Inglés B2 real y con soltura Vehículo propio: la oficina está en San Sebastián de los Reyes y el acceso en transporte público es limitado
Jornada de verano (Agosto) de 8:00 a 15:00h Festivos de Madrid Capital