Grupo empresarial de servicios con sede central en la Comunidad de Madrid con presencia nacional y en mercados internacionales que presta soluciones profesionales a otras organizaciones desarrollando proyectos continuados con clientes que abarcan desde pymes hasta grandes corporaciones y sociedades cotizadas, manteniendo relaciones estables a largo plazo basadas en la calidad del servicio y la excelencia operativa.La organización opera bajo estándares corporativos rigurosos de cumplimiento y confidencialidad, con estructuras internas ágiles y equipos multidisciplinares orientados a la mejora continua y la optimización de procesos. Incorporamos profesionales capaces de gestionar operaciones complejas y de representar a la organización ante clientes y proveedores de alto nivel.La posición ofrece visibilidad interna y ante niveles directivos, aportando un soporte operativo y administrativo clave para garantizar la eficiencia en la coordinación de las tareas de back‑office, la gestión de gastos y desplazamientos, los recursos dedicados a las operaciones con clientes y los reportes periódicos. Ofrecemos estabilidad, desarrollo profesional y un entorno corporativo orientado al servicio y a la calidad.Reportando a los niveles directivos implicados en las operaciones, la persona seleccionada será responsable de prestar soporte operativo y de back office a las áreas de negocio y a la dirección general;
coordinar los desplazamientos y estancias del personal asignado a proyectos en sedes de clientes;
y gestionar el ciclo administrativo de liquidación de gastos. El puesto exige autonomía, discreción, organización y capacidad para representar a la organización ante interlocutores externos de alto nivel. Se trata de una posición con una elevada carga de multitarea, por lo que resulta esencial una adecuada gestión del tiempo.Proveer soporte operativo a las áreas de negocio facilitando la operatividad diaria (back‑office, reportes periódicos y coordinación de recursos), garantizando respuestas ágiles ante necesidades directivas y de cliente.Garantizar la coordinación eficiente de los desplazamientos y estancias asegurando que todos los viajes y alojamientos se planifiquen, reserven y supervisen correctamente, minimizando incidencias y optimizando costes y tiempos.Controlar, registrar y liquidar el ciclo de gastos del personal desplazado gestionando la recepción, verificación y conciliación mensual de notas de gastos, garantizando su correcta imputación contable, el cumplimiento normativo y de políticas internas.Planificación y asignación de recursos y días de trabajo del personal desplazado en función de proyectos y presupuestos aprobados.Seguimiento y supervisión de reservas, cambios y resolución de incidencias durante los desplazamientos asegurando una experiencia fluida, rentable y eficiente para los empleados y ejecutivos de la organización. Así como, habilidad para negociar tarifas y condiciones con proveedores de servicios de viaje y alojamiento.Tareas de back‑office contable y administrativo: Archivo, facturación básica, gestión y liquidación mensual de notas de gastos del personal desplazado y su conciliación con contabilidad, apoyo en cierres y elaboración de reportesSoporte directo a niveles directivos y de dirección general y presidencia en coordinación de desplazamientos y gestión de su agenda como una función más dentro del rol.Contacto directo con clientes para cierre de reuniones, confirmación logística y resolución de incidencias por email y teléfono.Mejora continua de procesos relacionados con la coordinación de los recursos y control de gastos, proponiendo e implementando mejoras organizativas. También será responsable de mantener actualizada la base de datos de proveedores y contactos, además de evaluar de manera continua la calidad de los servicios recibidos.Formación: Ciclo Formativo de Grado Superior en Administración, Gestión Administrativa, o formación profesional equivalente en área administrativa o de atención al cliente. No es necesaria titulación universitaria.Experiencia mínima: Al menos 5 años en puestos de back-office con responsabilidad en coordinación de desplazamientos, gestión de gastos y soporte operativo en la asignación de recursos dentro de entornos de trabajo de alto rendimiento.Habilidades técnicas (hard skills): Excel nivel medio‑alto (tablas dinámicas, funciones, fórmulas y filtros);
manejo de correo corporativo (Outlook/calendarios) y resto de Microsoft 365;
conocimientos básicos de práctica contable. La experiencia con herramientas de gestión de gastos o ERPs será valorada.Alta capacidad organizativa y de control;
empatía y habilidad para expresarse con claridad, precisión y rigor tanto a nivel interno, como frente a terceros;
Se valorará especialmente contar con experiencia previa en el sector turístico o en otros entornos orientados a la excelencia en la atención al cliente (como aerolíneas, hoteles, organización de eventos corporativos, etc.).Nivel de inglés intermedio o avanzado.Negociable en función de experiencia y capacidades.Jornada intensiva en periodo estival, flexibilidad y formación.