Reportando a la Dirección de HR, el/la Executive Assistant será responsable de brindar apoyo integral a Dirección, asegurando una gestión eficiente de los siguientes puntos:
Coordinación ejecutiva Coordinar citas y reuniones con bancos, notarios, clientes y otros interlocutores relevantes. Anticipar necesidades de Dirección y preparar la documentación requerida para cada reunión o visita. Organización y gestión de viajes Planificar viajes nacionales e internacionales (vuelos, hoteles, traslados, dietas, logística completa). Elaborar itinerarios detallados y gestionar posibles cambios o incidencias durante los desplazamientos. Búsqueda y coordinación de nuevas oficinas Coordinar visitas, analizar opciones y gestionar la relación con agentes inmobiliarios. Apoyar en la planificación y logística de apertura, mudanza o adecuación de nuevos espacios. Organización de comités de dirección y reuniones Coordinar la agenda, convocatorias, materiales, etc. para Comités de Dirección. Organizar reuniones internas y externas, incluyendo logística, reservas y soporte administrativo. Soporte administrativo general. Supervisión del estado de la oficina Controlar el correcto funcionamiento del espacio de trabajo (suministros, pedidos, mantenimiento). Filtrar llamadas telefónicas y facilitar la comunicación interdepartamental cuando sea necesario. Velar por un ambiente de oficina ordenado, eficiente y alineado con los estándares de la empresa.
¿Qué necesitas para triunfar? Experiencia previa como Executive Assistant, Office Manager o roles similares. Excelente capacidad de organización, priorización y atención al detalle. Habilidades de comunicación competente y trato con interlocutores de alto nivel. Dominio de herramientas digitales (Microsoft Office, Google Workspace, etc.). Flexibilidad, discreción y capacidad para trabajar con información confidencial. Idiomas: inglés fluido (mínimo C1)
*Competencias clave Proactividad y discreción. Gestión eficiente del tiempo. Autonomía y toma de decisiones. Orientación al servicio y a la resolución de problemas. Adaptabilidad y habilidad multitarea.
¿Qué ofrecemos como tu futura empresa? Contrato indefinido Jornada completa con flexibilidad de entrada y de salida: L – J de 8:30-9:30 a 18:00-19:00 con 1h para comer. Los viernes, jornada intensiva de 8:00-8:30 a 15:00-15:30 Jornada intensiva el mes de agosto Ventajas sociales de seguro médico y retribución flexible en concepto dietas Frutas, café, e infusiones gratis ilimitadas en las oficina Podrás disfrutar del día de tu cumpleaños libre