Secrétaire médical / Secrétaire médicale
La ou le secrétaire médical gère des tâches administratives dans un cabinet médical, une clinique ou un hôpital. Il/elle organise les rendez‐vous, réceptionne les patients, classe les documents et assure le suivi des dossiers. Contrairement aux assistants médicaux, les secrétaires ne secondent pas le médecin pendant les consultations.
Description des activités principales
Recevoir les appels téléphoniques, fixer les rendez‐vous et tenir l'agenda.
Organiser la journée du cabinet en fonction des visites, des consultations et des obligations programmées.
Accueillir les patients, préparer les dossiers, les remettre au médecin et les classer à la fin de la consultation.
Fournir des radios, des pansements ou autres fournitures pour faciliter l'examen médical.
Administration
Tenir à jour le fichier patient : dossiers médicaux, facturation, rapports d'analyse, etc.
Gérer la correspondance, notamment avec les compagnies d'assurance maladie et accident.
Gérer la comptabilité (facturation, TARMED/TARDOC, relevés d'honoraires) à l'aide de logiciels spécifiques.
Relever et assurer le suivi de la messagerie électronique.
Dactylographier des rapports, comptes rendus de conférences et divers documents.
Retranscrire des informations ou des messages enregistrés sur dictaphone.
Commandes et entretien
Recevoir les représentants, participer aux entretiens avec les spécialistes pharmaceutiques.
Commander le matériel et les médicaments, entretenir les contacts avec les fournisseurs.
Préparer, désinfecter et ranger les instruments.
Environnement de travail
Les secrétaires médicaux sont généralement intégrés à une équipe mais peuvent aussi assumer seuls toutes les tâches administratives d'un cabinet. Dans les cliniques et hôpitaux, leurs horaires peuvent être irréguliers pour assurer des permanences.
Formation
La formation de secrétaire médical.e s'acquiert dans une école privée en journée ou en cours du soir. Elle dure 1 à 2 ans, à temps plein ou en emploi selon l'école.
Lieux possibles
À temps partiel : Genève, Lausanne (VD).
En école à plein temps : Corcelles (NE), Moutier (BE).
Enseignement à distance : Fribourg, formation à distance en français ou en allemand.
Conditions d'admission
Formation commerciale de base et/ou expérience pratique en secrétariat.
Bonnes connaissances du français parlé et écrit.
Maîtrise de base de l'outil informatique.
Test d'entrée et/ou entretien personnel.
Qualités requises
Autonomie et débrouillardise.
Courtoisie et tact.
Discrétion.
Disponibilité.
Bonne mémoire.
Ordre et propreté.
Perspectives professionnelles
La secrétaire médicale peut exercer dans des cabinets médicaux, des cliniques privées ou des hôpitaux, voire dans des homes pour personnes âgées. La formation n'est pas soutenue par une association professionnelle et ne permet pas de réelles perspectives d'évolution.
Perfectionnement
Cours de codification, tarification, gestion, communication, organisés par les hôpitaux, les cliniques ou par Espace Compétences.
Apprentissage d'employé.e de commerce CFC branche Hôpitaux et cliniques ou d'assistant.e médical.e CFC.
Remarques
Certaines écoles proposent un stage pratique après la formation théorique.
Informations complémentaires
Pour plus de détails, consulter orientation.ch/ecoles et orientation.ch/perfectionnement .
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