Recepción y Captura de Facturas: Recibir las facturas de proveedores ( e ingresar sus datos en el sistema contable.Verificar la autenticidad y exactitud de las facturas. Esto a menudo implica un proceso de cotejo a tres bandas donde se compara la factura con:La Orden de Compra (Purchase Order - PO).El Comprobante de Recepción de bienes o servicios.Gestionar el flujo de trabajo para obtener la aprobación de pago del gerente o departamento responsable de la compra, asegurando el cumplimiento de las políticas internas. Registrar la obligacióncomo un pasivo en el sistema contable de la empresa.Programar los pagos según los plazos de vencimiento y las condiciones acordadas con el proveedor, buscando aprovechar posibles descuentos por pronto pago.Ejecutar el pago mediante transferencia bancaria, cheque u otro método.
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Conciliar periódicamente las cuentas por pagar del libro mayor con los estados de cuenta de los proveedores para identificar y resolver cualquier discrepancia.Organizar y mantener registros precisos y completos de todas las transacciones, facturas, órdenes de compra y comprobantes de pago para fines de auditoría y cumplimiento fiscal. Responder consultas de los proveedores sobre el estado de sus facturas y pagos.