Coordinador de Convenciones Ac Hotel Barcelona Forum, Barcelona
Número de Empleo: 23061004
Categoría de Empleo: Sales & Marketing
Ubicación: AC Hotel Barcelona Forum, Paseo Taulat 278, Barcelona, España
Horario: Full-Time
¿Ubicación remota? N
¿Reubicación? N
Tipo de Posición: Non-Management
Descripción del Trabajo: El Project Manager o Coordinador de eventos es responsable de los eventos, desde su planificación y la coordinación de grupos en la propiedad hasta la ejecución de las actividades contratadas en el hotel; asistiendo directamente al Meeting Planner o al cliente final mientras asegura que los estándares de calidad y servicio cumplen con sus expectativas.
RESPONSABILIDADES
1. A partir de la firma de contrato de servicios, es la persona responsable del grupo, actuando como enlace entre el grupo y el hotel.
2. Coordina todos los detalles operacionales del grupo y de los eventos, comunicando de modo efectivo a todos los departamentos involucrados las características y servicios requeridos para llevarlos con éxito.
3. Elabora los resúmenes de grupo así como las órdenes de servicios de Alimentos & Bebidas, distribuyéndolos antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
4. Recibe el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Siempre debe realizar una llamada conjunta con su Coordinador para presentarse a los clientes como la nueva figura de contacto durante la planificación y estancia de grupo, confirmando así los servicios contratados.
5. Cuando se producen cambios importantes en los servicios contratados, elabora los anexos o addendums al contrato de servicios de referencia.
6. Realiza las preguntas adecuadas para anticiparse a cualquier necesidad que tenga el grupo o el evento.
7. Debe tener conocimiento profundo de las características del hotel, habitaciones, salones, restaurantes, servicios, horas de funcionamiento, tarifas, menú de banquetes, políticas del hotel y del departamento.
8. Participa y coordina las reuniones diarias de órdenes de servicios (Alimentos & Bebidas) y de resúmenes de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa de grupos.
9. Da siempre la bienvenida al cliente (Meeting Planner o cliente final), favoreciendo una relación personal con el hotel y presenta además al Event Operations.
10. Mantiene una imagen profesional tanto en apariencia como en conducta cuando trata con un cliente (Meeting Planner o cliente final).
11. Comunica cualquier cambio, cancelación o petición especial a los departamentos involucrados.
12. Soluciona, si surgiese, cualquier contratiempo con el grupo o evento, realizando posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
13. Hace el seguimiento con el cliente al finalizar el evento llevando a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.
14. Responsable de cerrar los expedientes con toda la información recibida. Comunica a todos los departamentos del hotel los comentarios de los clientes sobre el evento o el grupo.
15. Planifica y dirige las reuniones pre-convención (pre-con) para asegurar que se establece una relación directa entre los Jefes de Departamentos y el Meeting Planner a cargo del grupo.
16. Conoce y trabaja en asociación con aquellas empresas externas que facilitan servicios extraordinarios ajenos al Hotel (fotógrafos, floristas, decoradores, empresas de traducción, audio visuales, animadores).
17. Durante la estancia del grupo está presente en el hotel, manteniendo el contacto continuo con el cliente, apoyando la operación y asegurándose que todo se desarrolla como está planificado.
18. Realiza el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo a las fechas estipuladas en el contrato, actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
19. Revisa la facturación de grupos asegurándose que se ha hecho correctamente.
PERFIL PROFESIONAL
Conocimientos:
- Estudios de Turismo.
- Nivel profesional de inglés.
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