Para el Barcelona Digital Hub, buscamos una persona Assistant altamente organizada, proactiva y orientada al servicio, que proporcione soporte administrativo, organizativo y operativo tanto al Country IT Head como al Regional IT Head, así como apoyo transversal a los equipos del Hub.
La posición es clave para el buen funcionamiento diario del Hub, facilitando la coordinación, la comunicación y la eficiencia operativa de los equipos digitales (GDD, GIT, GIS, GOT).
* Soporte directo al Country IT Head y al Regional IT Head:
* Gestión de agendas complejas y coordinación de reuniones.
* Preparación de presentaciones, documentos y materiales de soporte.
* Seguimiento de acciones, tareas y compromisos.
* Gestión de correspondencia, comunicaciones internas y coordinación con stakeholders internos y externos.
* Apoyo en tareas administrativas generales (POs, aprobaciones, solicitudes internas, etc.).
* Organización y gestión integral de viajes individuales y grupales para los miembros del Hub Digital (GDD / GIT / GIS / GOT):
* Reservas de vuelos, hoteles y transporte.
* Coordinación de viajes internacionales y cumplimiento de políticas corporativas.
* Gestión de cambios, incidencias y reembolsos.
* Apoyo logístico a reuniones offsite, workshops y encuentros internacionales.
* Coordinación con proveedores de servicios (oficinas, mantenimiento, catering, etc.).
* Gestión de accesos, puestos de trabajo y necesidades logísticas.
* Apoyo en iniciativas de mejora del espacio de trabajo y experiencia del empleado.
* Organización de eventos internos del Hub:
* Townhalls, workshops, sesiones de equipo, eventos corporativos y de engagement.
* Coordinación de onboardings para nuevas incorporaciones:
* Preparación logística.
* Coordinación con HR, IT y Facility.
* Asegurar una experiencia de bienvenida fluida y profesional.
* Apoyo a iniciativas de cultura, comunicación y comunidad del Hub.
* Apoyo en la coordinación entre áreas del Hub y otras funciones corporativas (HR, Finance, Procurement, IT global, etc.).
* Soporte en la gestión y mejora de procesos administrativos y organizativos.
* Mantenimiento de documentación, listas de contacto y repositorios del Hub.
* Experiencia previa (mínimo 2–3 años) en roles de Assistant, Executive Assistant o soporte administrativo en entornos corporativos.
* Experiencia en gestión de viajes, organización de eventos y soporte a directivos.
* Dominio de herramientas Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, SharePoint).
* Nivel alto de inglés (oral y escrito). Español imprescindible.
Key Skills & Competencies
* Alta capacidad de organización y priorización.
* Excelentes habilidades de comunicación y trato interpersonal.
* Proactividad, autonomía y orientación a soluciones.
* Confidencialidad y profesionalidad.
* Capacidad para trabajar en entornos dinámicos y multiculturales.
* Atención al detalle y enfoque en la calidad.
* Actitud de servicio y colaboración.
* Rol clave dentro de un Hub Digital en crecimiento y con alta visibilidad.
* Colaboración directa con liderazgo IT local y regional.
* Oportunidades de aprendizaje y desarrollo profesional.
* Modelo de trabajo flexible acorde a las políticas corporativas.
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